E-kurssikirjat nousussa yliopistokirjastoissa

E-kurssikirjojen määrät lisääntyvät yliopistokirjastoissa vuosi vuodelta. Tämä tulee esiin Suomen yliopistokirjastojen neuvoston (SYN) toteuttamassa e-kurssikirjakyselyssä, joka on toistettu kahtena peräkkäisenä vuonna 2012 ja 2013. Kyselyyn ovat vastanneet kaikki Suomen 15 yliopistokirjastoa. Molempien vuosien kyselyraportit löytyvät SYNin verkkosivuilta.

E-kurssikirjojen osuus kurssikirjanimekkeistä oli noussut vuodessa parilla prosentilla, vuonna 2012 se oli 5,4 % ja vuonna 2013 jo yli 7 %. E-kurssikirjojen nimekemäärät olivat nousseet vuodessa noin 800 nimekkeellä ollen vuonna 2013 jo 5168 nimekettä. Nimekkeistä ulkomaisia e-kurssikirjoja oli yli 4000 ja kotimaisia vain reilu tuhat. E-kurssikirjojen määriin vaikuttaa ratkaisevasti saatavuus, etenkään kotimaista kirjallisuutta ei ole riittävästi saatavilla e-kirjoina. Useissa kirjastoissa ostettaisiin ensisijaisesti kurssikirjan e-versio, jos se olisi saatavilla. Joskus saatavillakaan olevia e-kirjoja ei voi kirjastoihin hankkia liian korkean hinnan, teknisten käyttöongelmien tai hankalien käyttölisenssien vuoksi.

Kuvio 1. Kurssikirjanimekkeiden määrät yhteensäe-kirjojen_maarat2014 Kuvio 2. E-kurssikirjanimekkeiden määrät yhteensäe-kirjojen_osuus2014

Aikaisemmin kaikista kurssikirjoista hankittiin e-kirjan lisäksi painettu kirja, mutta nyt suunta on toinen, opiskelijoille tarjotaan yhä useammin vain e-kurssikirjaa. Pelkästään e-kirjoina hankittujen kurssikirjojen määrä on yli kaksinkertaistunut vuodessa, 122 nimekkeestä 363 nimekkeeseen.

Ongelmia e-kurssikirjojen käyttöön liittyen

E-kirjojen käyttöön liittyvät ongelmat ovat jatkuneet edelleen. Keskeisimpänä kyselyssä nousivat jälleen esiin e-kirjojen vaihtelevat lukualustat. Vuonna 2012 e-kirjoja hankittiin yliopistokirjastoissa kaikkiaan 19 eri kustantajan/välittäjän kautta, kun taas vuonna 2013 käytössä oli jo 32 eri toimittajaa. Siksi myös e-kirjojen erilaisia lukualustoja oli aikamoinen määrä. Eri palveluissa vaaditaan lisäksi erilaisia ladattavia lukuohjelmia. Ei ihme, että käyttö asiakkaiden näkökulmasta on sekavaa. E-kirjojen lukualustat eivät poikkea toisistaan vain toimintojen suhteen, vaan myös käyttörajoitusten suhteen. Osassa kirjoista yhtäaikaisten käyttäjien määrä on rajattu, osassa ei. Osaan kirjoista on vain yhden käyttäjän lisenssi. Lisäksi on e-kirjoja, jotka lainataan tietyksi ajaksi.

E-kirjojen hankintaprosessit ovat lisänneet työmäärää kirjastoissa. Enemmän aikaa vie monien erilaisten hankintakanavien, hinnoittelumallien ja käyttöehtojen vertailu.

E-kurssikirjat ovat kuitenkin vahvasti jo nykypäivää ja niihin liittyviä ongelmia selvitellään. Kiinnostavia esityksiä aiheesta kuulimme FinELibin aineistopäivässä toukokuun puolivälissä. Tänä keväänä on käynnistynyt myös FinELibin e-kurssikirjaprojekti, jossa selvitellään mm. kotimaisten kurssikirjojen saatavuuteen sekä lisensiointi- ja hinnoittelumalleihin liittyviä asioita. Toivottavasti myös Finnan laajempi käyttöönotto helpottaa jatkossa e-kurssikirjojen löytyvyyttä.

Paula Kangasniemi
yhteistyösihteeri, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto

Mainokset
Kategoria(t): Uncategorized | Kommentoi

FINNA herättää tunteita

Kansallisesta digitaalisesta kirjastosta on puhuttu vuosikausia ja ainakin kirjastoasiantuntijoiden keskuudessa hanke on ehtinyt herättää monenlaisia tuntemuksia siitä, mitä tuleman pitää. Jyväskylän yliopiston kirjasto on kuulunut ensimmäisen aallon pilottikirjastoihin ja meillä on ollut mahdollisuus muokata kansallista tiedonhaun käyttöliittymää JYKDOK/FINNAa oman yliopistoyhteisön tarpeisiin. Pilottivaiheeseen liittyen julkaistiin vuonna 2013 käytettävyystutkimus, Reetta Kuuskosken pro gradu –tutkielma.

Pilottivaiheen pitkä ajanjakso auttoi toisaalta sopeutumaan muutoksiin, mutta toisaalta turhautti, koska muutokset ja toivomusten eteenpäinvienti kestivät aikansa. FINNAn lanseeraamiseen liittynyt ajatus saada kirjaston kaikki aineistot samasta käyttöliittymästä ei ehkä koskaan toteudukaan, mikä on osaltaan lisännyt epäilyjä muutoksen mielekkyydestä.

Finna-jykdok

Jyväskylän yliopiston kirjasto on nimennyt uuden käyttöliittymän yliopistoyhteisölle tutuksi JYKDOKiksi. Muutoksessa on ollut kysymys paljolti oppimisesta pois vanhoista käytänteistä. Uutta käyttöliittymää on vuoden alusta lähtien opetettu kirjaston tiedonhakukoulutuksissa ja muutos ei vaikutakaan enää järin dramaattiselta. Esimerkiksi hakutulosten rajaaminen on tuttua puuhaa kansainvälisistä tietokannoista. Kevään aikana olemme saaneet rikastetuksi opastusta uusilla hakuvinkeillä ja muun muassa ohjevideoilla. Opasteiden laatiminen on haastavaa, koska JYKDOK-FINNAssa tapahtuu koko ajan tiedonhakuihin vaikuttavia, pieniä muutoksia. Ohjeita ei siksi kannata hakata kiveen, vaan sietää pienet muutokset ja uudistaa ohjeet vasta, kun olemassa olevat johtavat harhaan.

FINNAn käyttöönottoa kirjastoväen keskuudessa helpotti tieto, että valtaosa arkipäiväisistä hakutapahtumista tehdään teoksen nimen tai tekijän nimen mukaan. Tällaiseen tiedon paikantamiseen uusi käyttöliittymä on erinomainen, sillä sen hakulogiikka ymmärtää hyvin pitkälle tiedonhakijan aikeita. JYKDOK-FINNAssa on myös mainioita, hakutulosta rajaavia ominaisuuksia, jotka riittävät hyvinkin kandityötään tekevän tiedontarpeisiin. JYKDOK ja sen sisältämä PCI-haku tuottavat täysin tyydyttävän hakutuloksen, kun tiedontarve on vielä jäsentymätön ja tutkimusaihe suhteellisen laveasti määritelty.

Tiedonhankinnan opettajien pedagogisia taitoja ja tieteenalojen ymmärrystä tarvitaan, kun JYKDOKia opetetaan gradun ja väitöskirjan tekijöille sekä tutkijoille ja tutkimusryhmille. JYKDOKn ja sen sisältämän PCI-haun sekä natiivitietokantojen tuottamia hakutuloksia pitäisi pystyä punnitsemaan niin, että tiedonhaut tukisivat tutkimussuunnitelman muotoutumista pitkin tutkimusprosessia. Tiedonhakujen repertuaarin pitää olla laaja varsinkin työn alkuvaiheessa, kun tutkimusaihe on fokusoimaton. PCI-haun hyödyntäminen tutkimustyön alkuvaiheessa – kun tutkimusaihetta koskevat ajatukset ovat vielä jäsentymättömiä ja hakutermit täsmentymättömiä – voi johtaa pikemminkin turhautumiseen kuin ajatusten tarkentumiseen, koska PCI-haun  aihealuelistaus on kovin karkea ja jäsentymisen logiikka epäselvä.

Kaiken kattava käyttöliittymä on saatava palvelemaan sekä selailua (mm. tutkimusaihetta koskevan tiedon kartoittamista) että systemaattista tiedonhakua. Nyt Finnan  hakutulosten tarkentavien rajausvaihtoehtojen vähäisyys sekä relevanssilogiikka aiheuttavat sen, että kattavan tiedonhaun varmistamiseen tarvitaan erityisen huolellista  hakusanojen valintaa sekä tieteenalakohtaisten keskeisten tietokantojen rinnakkaiskäyttöä PCI-haun lisäksi.

Asiakkaiden kannalta on turhauttavaa, että PCI-hakuun ei sisälly kaikkea kirjaston hankkimaa aineistoa. Asian avaaminen mm. tiedonhankinnan opetuksessa onkin jo sitten oma lukunsa. PCI-haun kattavuuden määrittäminen on tuskallista, koska olemassa oleva tieto muuttuu eivätkä ilmoitetut muutokset kuitenkaan toteudu välittömästi, vaan ajan kuluessa.

Jyväskylän JYKDOKia on pyritty parantamaan paneutumalla muun muassa tietokantojen kuvailuun. Tällöin tieteenalakohtaiset tietokannat ainakin löytyvät tietokantahaun avulla, vaikkakaan ei aina mielekkäässä järjestyksessä. Monet hakuvaihtoehdot on silti opittava muistamaan. Aikaisemmasta poiketen opinnäytteet eivät enää sisälly JYKDOKin perushakuun, vaan opinnäytteille on oma erityinen hakunsa. Niin ikään on muistettava, että JYKDOK on paikallinen käyttöliittymä, johon eivät sisälly esimerkiksi MELINDA ja ARTO. Erilaiset tiedontarpeet on osattava jäsentää, jotta tiedonhakija voi jossakin vaiheessa olla tyytyväinen tuloksiinsa.

Kuten edellä on jo todettu, PCI-haku ei missään tapauksessa sovellu tarkkaan, tieteenalakohtaiseen hakemiseen, vaan akateemiseen asiantuntijuuteen kuuluu edelleenkin tunnistaa tieteenalansa julkaisukulttuuri sekä tutkimusalaansa parhaiten palvelevat erityistietokannat. Itse olen huomannut, että tutkijat pääsevät joillakin aloilla parhaiten eteenpäin yliopistossamme käytössä olevilla keskeisillä verkkolehtipalveluilla, joissa on mahdollisuus oman tieteenalan rajaukseen. Valituissa lehtipaketeissa tiedonhaut onkin sitten helppo toteuttaa hyödyntämällä tutkimusaiheen keskeistä sanastoa.

FINNAn kehittymistä on ollut jännittävää ja erityisen opettavaista seurata, kun muistetaan, että KDK:ssa on kysymys keskeisestä kansallisesta infrastruktuurihankkeesta ja sen päämääränä on koota yhteen eri muistiorganisaatioiden aineistot ja asiantuntemus.

Marja Kokko, informaatikko Jyväskylän yliopiston kirjasto

Kategoria(t): Tietojärjestelmät | 2 kommenttia

Tästä on kyse: tutkimusdatan hallinta osaksi kirjastojen osaamista

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto päätti tarttua härkää sarvista ja tarjota Suomen tieteellisten kirjastojen henkilökunnalle kokonaispaketin siitä, mitä tutkimusdatan hallinnalla todella tarkoitetaan. Tutkimusdatan hallinta – mistä on kyse? -seminaari järjestettiin Hankenilla 25.3.2014.

Aamupäivän sessioissa kuulimme kansallisista linjauksista ja tutkimusdatapalveluista, joista vasta haaveiltiin 5-6 vuotta sitten, kun ensimmäiset äänet kirjastojen uudesta roolista tutkimusdatan hallinnan tukena kaikuivat maailmalta. Iltapäivän osuudesta lähdimme tuhdin työkalupaketin kanssa työpaikoillemme: mitä kaikkea kirjasto voi tutkimusdatapalvelujen kehittämiseksi tehdä ja mistä pienistäkin toimista kannattaa aloittaa.

Käsitteistö on vasta vakiintumassa

Yleiskatsaus tutkimusdatan hallinnan peruskäsitteisiin on haastavaa. Tieteen tietotekniikan keskuksen CSC:n tuottaman Datanhallinnan oppaan määritelmän mukaan data on digitaalista aineistoa, johon ei liity tulkintaa. Tutkimusdata on tutkimuksessa syntynyttä, muokattua tai laajennettua dataa.

Tutkimuksen tietoaineistot määriteltiin seminaarissa digitaalisessa tai analogisessa muodossa oleviksi tieteellisen tutkimuksen perusaineistoiksi ja niistä jalostetuiksi aineistoiksi, joihin tutkimuksen löydökset ja tulokset perustuvat.

Seminaarin otsikossa ja tavoitteissa käytettiin eri termejä; puhutaanko tutkimusdatan hallinnasta vai tutkimuksen aineistonhallinnasta? Moninaisten termien käyttö ja erilaiset määritelmät samoistakin asioista ovat ymmärrettäviä tieteenalojen erilaisuuden vuoksi ja toisaalta juuri nyt, uuden asian vakiintumisvaiheessa.

Uudentyyppinen aineisto, tuttuja prosesseja

Tutkimusdatan hallinnan edellytyksenä on, että tutkija dokumentoi aineistonsa huolellisesti. Tämä dokumentointi eli metadatan luominen on kirjastolle entuudestaan tuttu tehtävä. Noudatetaanhan tutkimusdatan kuvailussa lähes samoja periaatteita kuin julkaisujen, vaikka lisäksi tarvitaankin mm. hallinnollista metadataa (datan omistajuus, käyttöoikeus jne.). Esimerkkinä datan vertaamisesta muihin tietoaineistoihin voidaan mainita seminaariyleisöltä tullut kysymys: ”Miten tutkimusdataan viitataan?”.

Kirjaston rooli tutkimusdatan hallinnassa on mm. juuri sitä, että tutkijat koulutetaan dokumentoimaan aineistonsa. Jos kirjastolaisilla ei vielä tällä hetkellä ole osaamista, olemme nopeita ottamaan asioista selvää ja oppimaan uutta. Esimerkkinä kerrottiin Helsingin yliopiston kirjaston henkilökunnalleen järjestämästä tutkimusdatakurssista, johon osallistui lähes 15 kirjastoammattilaista. Toivottiinkin, että valtakunnallinen koulutus kirjastojen tuleville tutkimusdata-asiantuntijoille alkaisi mahdollisimman pian.

Data librarian palvelee jo piakkoin?

Seminaarin esityksissä oli pitkälti kyse siitä, miten kirjastot ottavat uuden haasteen vastaan. Millä tavalla kirjastot tukevat tutkijoita tutkimusdatan hallinnassa osana yliopiston muita tutkijapalveluita?

superlibrarianb Kysyttiin myös, tarvitaanko kirjastoissa tutkimusdataan erikoistuneita informaatikkoja tai kirjastonhoitajia, data librarian -palveluita? Kirjaston tämä rooli on nyt tunnistettu mm. LERUn (League of European Research Universities) tutkimusdatan hallinnan tiekartassa. Esitykset saivat kuulijat vakuuttuneiksi siitä, että kirjastoilla on tutkimusdatan hallinnan kentässä paljon annettavaa ja myös osaamista.

Kirjaston rooli tutkijoiden tukena heille tarjottavan tutkimusdatan hallinnan koulutuksessa ja opastuksessa on keskeinen. Esimerkkinä mainitsen Suomen Akatemian tutkijoilta apurahahakemuksen osana edellyttämän aineistonhallintasuunnitelmaa koskevan neuvonnan. Siinä kuvataan, miten tutkimusaineisto hankitaan, miten sitä tutkimusprojektin aikana käytetään ja säilytetään ja miten aineiston käyttö mahdollistetaan projektin päätyttyä. Jälleen kerran seminaarin yleisöltä tuli toivomus tarkoista ohjeista ja esimerkeistä tutkijoiden avuksi.

Data librarian toimisi tiedonvälittäjänä tutkimusdataan liittyvissä hankkeissa sekä osallistuisi datapolitiikan luomiseen ja sen toteuttamiseen. Hänen tehtävänään olisi tuntea oma organisaationsa, kansalliset ja kansainväliset toimijat ja neuvoa tutkija oikealle portille tutkimusdatakysymyksissä. Hän myös kouluttaisi tutkijoita, tutkimusryhmiä ja opiskelijoita. Häntä tutkijan olisi helppo lähestyä, sillä kirjasto on neutraali, riippumaton toimija. Esimerkiksi Jyväskylän yliopiston kirjasto on aikeissa rekrytoida data librarian -nimikkeellä uusia tietoasiantuntijoita.

Paikallinen ja kansallinen yhteistyö vie eteenpäin

Tutkimusdatan hallinta on niin suuri kokonaisuus, että siihen tarvitaan monia osapuolia – tutkijasta hallintojohtajaan ja rehtoriin asti. Kirjaston rakentaessa tutkijoille tutkimusdatapalveluja on verkostoiduttava vahvasti oman organisaation tärkeisiin toimijoihin tietotekniikkapalveluista lakimiehiin, arkistoon, tutkijakouluihin ja tutkimushallintoon. On tunnettava tieteenaloittaiset kansalliset ja kansainväliset palvelut, joihin voidaan tukeutua oman organisaation palveluiden lisäksi. Jyväskylän yliopistossa kirjasto on päässyt mukaan tutkimusinfrastruktuurin kehittämiseen. Tarvittaessa kirjaston kannattanee aloittaa tutkimusdataan liittyvät toiminnat proaktiivisesti eikä jäädä odottamaan organisaation linjauksia ja päätöksiä.

Seminaarin päätteeksi tuli lämmin tunne siitä, että nyt olemme yliopistokirjastoissa päässeet puheista toiminnan tasolle. Meidän kirjastolaisten kannattaa tehdä asioita yhdessä. Hyödynnetään aiemmin tehty työ, jaetaan materiaalit, opetusaineisto ja kokemukset avoimesti myös toisten kirjastojen käyttöön.

Saimme kehotuksen olla mukana kehittämässä kansallisia datapalveluja. Esimerkiksi Avoimen tieteen ja tutkimuksen käsikirja oli avoimesti verkossa kommentoitavana ennen julkaisemista. Tieteellisten kirjastojen kannattaisi olla kansallisesti aktiivisia tutkimusdatapalveluiden kehittäjiä, mikä edistäisi näiden palveluiden rakentumista tutkijoille mahdollisimman hyödyllisiksi ja helppokäyttöisiksi.

Tutkimusdatatieltä ei ole paluuta

Vielä noin neljä viisi vuotta sitten, Helsingin yliopiston kirjaston käynnistäessä tutkimusdataprojektiaan, olimme aika yksin Suomessa. Onko meillä uskallusta lähteä puhumaan tutkijoiden kanssa tutkimusdatasta, kun harva meistä on ollut enää itse mukana tutkimustyön ytimessä? Mikä voisi olla kirjaston rooli kokonaisuudessa ja otetaanko meidät tutkijayhteisössä ja yliopiston hallinnossa vakavasti – osaavana ja tärkeänä toimijana?

Oli paljon epäilystä ja epäröintiä, onko kirjastoilla resursseja ottaa uusia tehtäviä vastaan ja mistä tehtävistä voimme luopua selvitäksemme? Vieläkään kaikille näille kysymyksille ei ole selkeitä vastauksia, mutta nyt olemme kaikki kirjastot yhdessä tällä tutkimusdatatiellä, josta ei ole paluuta. Matkasta on tulossa haastava ja innostava. Se suuntaa kirjastoammattilaisen työnkuvan taas kerran uusille urille.

Seminaarin ohjelma ja esitykset SYN:in verkkosivuilla.
FSD:n Tutkimusaineistojen tiedonhallinnan käsikirja

Liisa Siipilehto, tietoasiantuntija, Helsingin yliopiston kirjasto

Kategoria(t): Kirjastoalan tapahtumat, Tutkijapalvelut, Tutkimusdata | Kommentoi

Huomisen haasteet tietojärjestelmille?

Suomen yliopistokirjastojen johtajat kokoontuivat 17.3.2014 SYNin tietojärjestelmästrategia -workshoppiin rakentamaan yhteistä näkemystä siitä, millainen tietojärjestelmäkokonaisuus tulevaisuudessa parhaiten palvelisi yliopistokirjastojen käyttäjien tarpeita ja tukisi kirjastojen toiminnassa tapahtuvia muutoksia.

Päivän aikana pohdittiin eri näkökulmista muun muassa sitä, millaisia tulevaisuuden käyttäjien tarpeet ovat. Tarpeita mietittiin niin tutkijan, opettajan, opiskelijan, kirjastoalan ammattilaisen kuin yliopiston johdonkin näkökulmasta. Kirjastojen palvelujen painopiste muuttuu koko ajan toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten vuoksi. On helposti arvattavissa, että viiden vuoden kuluttua palvelukokonaisuutemme on jälleen erilainen kuin nyt ja tulevaisuuden suunnittelu nykytiedoilla on vaikeaa.

Workshopissa puhuttiin myös yliopistokirjastojen nykyjärjestelmien toimivuudesta. Nykytilanteesta tehty SWOT -analyysi paljasti, että nykyjärjestelmien vahvuus on niiden toimintavarmuus, mutta heikkoutena on niiden kankeus ja hidas muunneltavuus. Ongelmaksi nähtiin myös se, että nykyinen järjestelmäkokonaisuus on sirpaleinen. Asiakkaalle on haastavaa, että esimerkiksi kirjastojärjestelmän kautta ei pääse käsiksi kaikkiin tarjolla oleviin e-aineistoihin. Pelkkää painetun aineiston kirjastojärjestelmää emme varmasti jatkossa tarvitse, mutta miten saamme kustannustehokkaan, toimivan järjestelmän, jonka avulla pystymme tarjoamaan tietoaineistot helposti asiakkaiden saataville on vielä kysymysmerkki.

Workshop oli tarpeellinen aloitus yhteiselle pohdinnalle yliopistokirjastojen tietojärjestelmäkokonaisuuden tulevaisuudesta ja yhteisellä päätöksellä päätimme myös jatkaa aktiivista pohdintaa tämän kevään ja loppuvuoden aikana.

Minna Niemi-Grundström, kirjastonjohtaja, Tampereen yliopiston kirjasto
SYN:n KDK-työryhmän puheenjohtaja

Kategoria(t): Tietojärjestelmät, Yhteistyö, Yliopistokirjastot | Kommentoi

Mihin rahat käytetään? Toimintoperusteinen kustannuslaskenta kirjaston johdon työkaluna

Oman palkkapussin hupenemista on suhteellisen helppo seurata, mutta tiedämmekö, mihin ja miten kirjaston rahat käytetään ja osaammeko kuvata rahoittajille panosten ja hyötyjen suhteen. Kertovatko budjetit, talousraportit ja tilastot johdolle riittävästi, miten rahaa olisi käytettävä? Paljastuvatko huomisen leipää nakertavat toiminnan ”syöpöt” ajoissa? Minkälaista läpivalaisua toiminta kaipaa ja miten ketterästi rahavirtojen reittejä on vahdittava?  Näitä kysymyksiä on pohtinut Suomen yliopistokirjastojen neuvoston asettama kustannuslaskennan työkalupakki-työryhmä, kun se on tehnyt kirjallisuusselvityksiä ja kerännyt kirjastoilta kyselyaineistoa vuosina 2012 – 2013.

Yksi työryhmän havainnoista valaisi yliopistokirjastoja yleisesti vaivaavan puutteen: työajan käytön mittaaminen ja kohdentaminen sekä niiden kanssa käsi kädessä kulkeva toimintoperusteinen kustannuslaskenta tuntuvat olevan lapsenkengissä. Kirjastoilta odotetaan kustannustehokkuutta ja palveluita, jotka vastaavat asiakkaiden odotuksia ja yliopistojen tavoitteita. Miten kustannuslaskenta voisi tukea johtoa parantamaan toimintaa, kehittämään palveluja ja perustelemaan rahoittajille kirjaston hyödyllisyys?

Toimintoperusteinen kustannuslaskenta apuna

Toimintoperusteinen kustannuslaskenta (activity based costing) on yritysmaailman tarpeisiin kehitetty laskentamenetelmä, joka soveltuu myös julkisen hallinnon piiriin. Menetelmää voidaan käyttää sekä strategisen että operatiivisen johtamisen välineenä, mm. palveluiden hinnoittelussa, toimintoprosessien, kustannustehokkuuden ja tuottavuuden kehittämisessä. Ideana on, että kullekin toiminnolle kohdennetaan palkkakustannukset käytetyn työajan perusteella. Kaikki muut kustannukset jaetaan toiminnoille valittujen kriteerien mukaan, esim. tilakulut toiminnossa tarvittavien neliömetrien mukaan. Kussakin toiminnossa, esim. asiakaspalvelussa aikaansaaduille suoritteille voidaan näin laskea yksikköhinta (esim. euroa/laina). Yhtenä haittapuolena on, että työajan kohdentamisessa taukojen ja muun työajan erottaminen varsinaisesta toiminnosta on vaikeaa.

Yksikköhintojen kehityksen seuranta ja vertailu antavat päätöksentekijöille suoraa tietoa toiminnon kustannustehokkuudesta ja kehittämistarpeista. Ylikapasiteetin purkaminen ja resurssien uudelleenkohdentaminen voi olla perusteltua, jos suoritteiden yksikköhinnat lähtevät kapuamaan yleistä tasoa nopeammin. Toiminnon tehostamisella, automaatio-, itsepalvelu- ja verkkopalveluratkaisuilla voidaan alentaa merkittävästi kustannuksia. Uuden palvelun tai tuotteen kehittäminen ja lanseeraaminen puolestaan nielevät aluksi paljon voimavaroja, mikä voi olla strategisesti hyväksyttävä ja valittu toimintalinja.

Aikaperusteinen toimintolaskentamalli

Harwardin yliopiston professori Robert S. Kaplan ja Steven R. Anderson ovat kehittäneet toimintoperusteisen kustannuslaskentamenetelmän pohjalta aikaperusteisen toimintolaskentamallin (time-driven activity based costing). Se eroaa edellisestä ensinnäkin siten, että laskennassa otetaan huomioon kokonaistyöajan sijaan vain varsinainen toimintoon käytetty työaika (80-85 % työajasta), jossa tauot yms. on otettu huomioon. Toiseksi kunkin suoritteen aikaansaamiseksi käytetty työaika arvioidaan tai mitataan kellottamalla minuutit, ei työntekijöiden ylläpitämien työajanseurantatietojen perusteella. Mallia voidaan soveltaa halutuille aikajaksoille. Kausivaihtelujen huomioon ottaminen toiminnassa on mahdollista tarkastelemalla haluttuja periodeja.  Seuraava kuvitteellinen esimerkkilaskelma havainnollistaa mallia:

taulukko_tomintolaskenta

Esimerkkilaskelmaa voidaan muokata helposti, jos suoritemäärissä, työajoissa, palkkakustannuksissa tai muissa menoissa tapahtuu muutoksia. Tarkastelujaksoa voidaan lyhentää ja laskea esimerkiksi lukukausien ja kesän aikana saatuja tuloksia. Tässä laskelmassa minuuttikustannuksena on käytetty 0,80 euroa, mikä on saatu jakamalla toiminnon käytettävissä oleva vuosibudjetti (240 000 euroa) käytettävissä olevilla minuuteilla (300 000 minuuttia). Laskelma antaa käyttökelpoista tietoa käyttämättömistä resursseista ja mahdollisuuksista kohdentaa niitä muihin toimintoihin. Jo pikaisella silmäyksellä saadaan käsitys, mitä toimintoja on mahdollisuuksia kehittää ja mitä supistaa sekä mitä prosesseja voi tehostaa uusia sovelluksia tai teknologioita käyttöön ottamalla. Laskelmaa voidaan käyttää myös kuvaamaan strategisesti keskeisiin toimintoihin kohdennettua panostusta.

Mitä toimintoja seurataan?

Työryhmässä pohdittiin toimintoja, joiden kustannusvaikutusta on syytä tarkastella erityisen kriittisesti. Keskustelua riitti niin tilojen käyttöön ja painettuihin aineistoihin liittyvistä kysymyksistä kuin kaukopalvelusta ja aineistojen hankinnasta, jotka ovat olleet kustannuslaskennan lempikohteita laajemminkin.  Työryhmässä todettiin, että yleisten talous- ja henkilöstöraporttien ja perustilastojen ohella palkkakustannuksien analysointi edellyttää tarkempaa seurantaa. Jatkuvan tai otantapohjaisen työajan seurannan vaihtoehtona on tarjolla Kaplanin & Andersonin mallin mukaisesti selvittää suoritteiden tuottamiseen käytetyt keskimääräiset työvaiheajat ja laskea tämän pohjalta toimintoihin käytetyt kokonaistyöajat. Työaikaselvitykset koskevat usein laajaa henkilöstöjoukkoa. Hyvä tiedottaminen ja ohjeistus ovat yhteisen hyväksynnän ja onnistumisen avaimia.

Lähteet ja lisälukemista

Iivonen Mirja ( 2012). Communicating our value – and costs. Suomen yliopistokirjastojen neuvoston blogi 23.7 2012. https://synblogi.wordpress.com/2012/07/23/communicating-our-value-and-costs/
Järvenpää Marko, Länsiluoto Aapo, Partanen Vesa & Pellinen Jukka (2013). Talousohjaus ja kustannuslaskenta, SanomaPro. 496 s.
Kaplan Robert S. & Anderson Steven R. (2004). Time-Driven Activity-Based Costing. Harward Business Review  November 2004. http://hbr.org/2004/11/time-driven-activity-based-costing/ar/1 (19.2.2014)
Kokko Taina & Videnius Marja (2000). Toimintolaskenta johtamisen apuna kirjasto- ja tietopalvelussa. Kreodi 1/2000. http://www.kreodi.fi/arkisto/artview60.html (19.2.2014)
Kont Kate-Riin & Jantson Signe (2011). Activity-based costing (ABC) and time-driven activity-based costing (TDABC): Applicable methods for university libraries, Evidence Based Library  and Information Practice 6 (4). https://ejournals.library.ualberta.ca/index.php/EBLIP/article/view/10156 (19.2.2014)
Pernot Eli, Roodhooft Filip & Van den Abbeele Alexandra (2007). Time-driven activity-based costing for Inter-Library services: A case study in a University. The Journal of Academic Librarianship 33 (5): 551-560. https://lirias.kuleuven.be/bitstream/123456789/202147/1/Time-Driven+Ac.. (19.2.2014)
Tiili Hanna (2012). Toimintolaskenta Haaga-Helia ammattikorkeakoulun kirjastossa. Opinnäytetyö. 78 s. https://publications.theseus.fi/handle/10024/48017 (19.2.2014)

Eeva Laurila, kehittämispäällikkö, Helsingin yliopiston kirjasto

Kategoria(t): Johtaminen, Yliopistokirjastot | Kommentoi

Kysely kustannuslaskennan käytännöistä

Kustannuslaskennan työkalupakki -ryhmä järjesti yliopistokirjastoille pienimuotoisen kyselyn kustannuslaskennan käytännöistä alkusyksyllä 2012. Kyselyssä ei määritelty tarkasti kustannuslaskentaa, vaan pyrittiin selvittämään kustannusten suunnittelun ja seurannan menetelmiä yleisellä tasolla.

Mitä kustannuslaskenta on?

Mitä oikeastaan on kustannuslaskenta ja mihin se liittyy? Laskennan nyt jokainen tietää, mutta entä kustannukset, mitä niillä tarkoitetaan. Kustannukset ovat resurssien käytetty/käytettävä määrä mitattuna yhteismitallisella yksiköllä. Resursseja käytetään tai niitä kuluu toimintoihin. Resursseja voi siis kulua, vaikka ei tehdä mitään. Kustannuslaskenta on siis resurssien käytön arviointia ja seurantaa.

Kustannuskäsitteitä ja kustannuslaskennan metodeja on useita. Kokonaisuuden kannalta kustannuslaskenta on kuitenkin viestintää, jolla pyritään johtamaan toimintaa. Kustannuslaskenta on siten johtamisen väline ja liittyy johtamiseen. Kustannuslaskennalla on paikkansa organisaation talousjärjestelmissä ja etenkin suunnittelu- ja seurantajärjestelmissä.

Budjetti ja toimintolaskenta välineinä

Työryhmämme mietti, miten yliopistokirjastojen kustannuslaskentaa kannattaisi lähestyä. Kaksi näkökulmaa nousi muita keskeisemmäksi a) budjetointi talousohjauksen välineenä ja b) toimintolaskenta.

Budjetti on yrityksen/organisaation vuositason talousjohtamisen keskeisin instrumentti. Yritys asettaa sen avulla tavoitteensa, toteuttaa siinä määriteltyjä toimenpiteitä ja tarkkailee tavoitteiden toteumaa. Budjetointi on monivaiheinen yrityksen ja sen talouden johtamisprosessi.

Toimintolaskennan lähtökohtana on se, että erilaiset toiminnot kuluttavat yrityksen resursseja. Tästä syntyy kustannuksia. Nämä kustannukset tulee kohdistaa toiminnoille ja edelleen toiminnoilta tuotteille.

Kyselyn tuloksia

Toimintolaskennan ehkä tärkein resurssien kohdistamisen mittari on toimintoon kuluva työaika. Työryhmämme kysyi, mikä työajan kohdentamisjärjestelmä kirjastoilla on käytössä. SoleTM oli käytössä 7 kirjastossa, Halli/Repotronic 3 kirjastossa, yhdessä kirjastossa ei ollut mitään järjestelmää ja yksi oli lopettanut SoleTM:n käytön. Kysyimme myös, että seurataanko työajan jakautumista eri tehtäviin ja millä tarkkuudella työajan kohdentamista seurataan: Kaksi kirjastoa seuraa työajan jakautumista tarkasti eri tehtäviin, kaksi kirjastoa karkealla tasolla ja seitsemän kirjasto ei seuraa. Viimeksi mainituista kuitenkin kolmessa on tehty joskus otantoja tehtävittäin ja kahdessa seurataan työajan käyttöä projekteittain/rahoituslähteittäin. Trendi tuntuu olevan seurannan vähentäminen.

Trendi työajan seurannan vähentämiseksi on haaste toimintolaskennan soveltamiselle. Trendi saattaa viitata työympäristön merkkien muutokseen. Mm. professori Marja-Liisa Manka kyseenalaisti Aalto-yliopistossa pitämässään luennossa 2.10.2013 ”Työyhteisötaidot ja työhyvinvointi ”  työajan seurannan merkityksen. Hänen mielestään jonkin työn parissa istuttu aika ei sellaisenaan kerro paljoakaan. Virheellisesti tai mekaanisesti toteutettu työajanseuranta voi olla hyödytön tai jopa  haitallinen. Kustannuslaskijoiden on pidettävä tämä mielessään työajanseurantaa toteutettaessa.

Budjetointiin liittyen ryhmämme sai kyselyynsä useita hyviä vastauksia. Niistä ilmeni, että budjetointi ymmärretään pitkäjänteiseksi toiminnaksi, jossa noudatetaan kunkin yliopiston talousohjeita. Budjetointi on osallistavaa, sitä tehdään monen tahon kanssa ja apuna käytetään erilaisia järjestelmiä.  Budjetointi vaatii toimivaa ja hyvää yhteistyötä niin kirjaston sisällä kuin yliopiston johdon, henkilöstöhallinnon ja talouspalveluiden kanssa.

Työryhmän sisäisissä keskusteluissa todettiin, että budjetointi tehdään kussakin kirjastossa hieman erilailla ja eri asioita painottaen kunkin yliopiston ohjeiden mukaisesti. Yhteistyön sujuminen ja samojen käsitteiden käyttäminen yliopiston talouspalveluiden kanssa on kirjastoille tärkeää. Johtopäätöksenä tästä kirjastoille voi suositella hyvää yhteistyötä yliopistojen talouspalveluiden kanssa sekä kirjaston talousosaamisen kehittämistä.

Muitakin asioita kyselimme kirjastoilta, mm. hinnoittelusta ja kustannusmalleista. Vastauksista kävi ilmi, että hinnoittelu ja kustannusmallit ovat yliopistokohtaisia asioita, joita ei voi yleistää koko yliopistokenttään. Poikkeuksena mainittakoon kaukopalvelu, jossa asetus antaa selustaa kirjastojen yhteiselle hinnoittelulle, kun osapuolina ovat valtion tai kuntien ylläpitämät kirjastot.

Pekka Pasanen, controller, Aalto-yliopiston kirjasto
SYN:n kustannuslaskennan työkalupakki -ryhmän puheenjohtaja

Kategoria(t): Johtaminen, Kyselyt, Yliopistokirjastot | Kommentoi

Verkostoitumisen merkitys ja osaamisen kehittäminen

Yksi monista kirjastoalan foorumeista ja yhteistyöryhmistä on Suomen yliopistokirjastojen neuvoston Varajohtajien foorumi, jossa keskitytään erityisesti henkilöstön ja esimiestyön kehittämiseen, keskustellaan ajankohtaisista asioista sekä suunnitellaan ja toteutetaan johtamisosaamisen teemapäiviä ajankohtaisista kysymyksistä.

Yliopistokirjastoille yhteinen kehityskeskustelumalli?

Tätä kysymystä lähdimme varajohtajien foorumilla pohtimaan ja selvittämään alkuvuodesta 2013, jolloin toteutettiin yliopistokirjastojen johtajille tarkoitettu kysely koskien osaamisen kehittämisen hankkeita sekä kehityskeskustelukäytänteitä. Saimme vastaukset lähes jokaisesta yliopistokirjastossa ja vastausten viesti oli kaikissa sama, että yliopistojen yhteiset kehityskeskustelumallit ja –pohjat eivät kaikilta osin tue kirjastojen tarpeita tai toimi keskustelun tukena kirjastoalan muuttuvissa työympäristöissä. Toisaalta ei kuitenkaan nähty tarvetta yhteiselle kirjastopohjalle, vaan haluttiin pitäytyä oman organisaation mallissa ja lähteä kehittämään sitä. Tulosten koonnin jälkeen päädyimmekin varajohtajien foorumin kokouksessa ja keskusteluissa SYNin puheenjohtajan Susanna Parikan kanssa siihen, ettei uuden arviointivälineen tai yhteisen kehityskeskustelumallin toteuttaminen ole ajankohtaista. Toisaalta halusimme jatkaa keskustelua aiheesta ja päätimme lähestyä strategiassa määriteltyjä tavoitteita keräämällä Itä-Suomen yliopiston kirjaston, Helsingin yliopiston Kumpulan kampuskirjaston ja Lappeenrannan tiedekirjaston kokemuksia, heidän käyttöönottamastaan (joko osittain tai kokonaisuutena) kehittävän dialogin mallista ja pohtia voisimmeko ottaa tästä osia kirjastojen kehityskeskustelukäytänteisiin.

Henkilökuntavaihtoon innostaminen     

Monet kirjastoverkostot koskevat pääasiassa vain johtajia, esimiehiä tai asiantuntijoita. Verkostoitumisen ja osaamisen vaihdon merkitys on kuitenkin kaikille yhtä tärkeää. Tämän takia lähdimme viime vuonna pilotoimaan henkilökuntavaihtoja kirjastojen välillä, teimme yhteiset ohjeet ja loimme periaatteet vaihdolle. Sekä ennen kaikkea sitouduimme omissa organisaatioissamme kannustamaan henkilökuntaa vaihtoon toiseen kirjastoon. Vaihdoista on kirjoitettu tässäkin blogissa ja toivottavasti vaihtojen määrä lisääntyy ja siitä tulee vakiintunut käytäntö osaksi henkilökunnan työnkehittämistä.

Verkostoituminen ja vaihdot helpottavat joskus myös omaa työtä, jos toisella kirjastolla on tarjota ratkaisuja käytänteisiin, joita omassa kirjastossa ollaan vasta selvittämässä tai lähtemässä ideoimaan. Omassa kirjastossani Taideyliopiston Teatterikorkeakoulussa olemme siirtymässä automatisoituihin palveluihin lainauksen, palautuksen ja varausten noudon osalta tämän kevään aikana. Samalla jatkamme ilta-aukioloa talon aukioloajan mukaiseksi organisaation sisäisille asiakkaille, niin että kirjaston tilat ja aineistot ovat asiakkaiden saavutettavissa illalla ja aikaisin aamulla kulkutunnisteella, vaikka saatavilla ei ole henkilökohtaista asiakaspalvelua. Lähdimme lähestymään uutta palvelukonseptia ja toimia, jota käyttöönotto vaatii, kartoittamalla missä tällaiset palvelut ovat jo käytössä, tai missä niistä ollaan kiinnostuneita ja suuntaamalla vierailuille ja vaihtoon näihin kirjastoihin tarkoituksenamme kopioida palvelut meille sopiviksi. Verkostolta oppiminen onkin ollut hyvin tehokasta ja kunhan kirjastomme remontti maaliskuussa valmistuu, pääsemme ottamaan kaikki uudet palvelut kerralla käyttöön.

Johtamisosaamisen teemapäivät

Omanlaista verkostoitumista oli myös marraskuussa Kansalliskirjastossa järjestetty johtamisosaamisen teemapäivän esimiehille ja tiiminvetäjille sekä esimiestyöstä kiinnostuneille. Päivän aikana kuulimme Jarmo Saartin (Itä-Suomen yliopiston kirjasto) puheenvuoron kirjastojen tulevista haasteista, teimme Learning Café –työskentelyä eri esimiestyön aihepiirien osalta ja keräsimme toiveteemoja tuleviin johtamisosaamisen teemapäiviin. Päivän aikana kerättyjen ideoiden pohjalta lähdemme toteuttamaan johtamisosaamisen teemapäivää syksyllä Tampereen yliopiston kirjastossa aiheesta muutosjohtaminen. Sitä ennen testaamme foorumin piirissä verkkotyöpajatyöskentelyä. Koekerralla keskustelemme perehdyttämisestä ja jaamme omien organisaatioidemme käytänteitä. Toiveena on järjestää verkkokeskusteluita eri aihepiireistä muutaman kerran vuodessa esimiehille ja tiiminvetäjille alustalla, jossa on mahdollista jakaa dokumentteja ja joka on mahdollisimman monelle saavutettavissa ilman matkustamista.

Jenni Mikkonen, tietopalvelupäällikkö, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto
Varajohtajien foorumin puheenjohtaja 2013-2014

Kategoria(t): Kyselyt, Tietopääoma, Verkostoituminen, Yhteistyö, Yliopistokirjastot | Kommentoi

Yhteistyötä yliopistokirjastoissa 2014

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto (SYN) on yliopistokirjastojen verkoston yhteistyötä koordinoiva ja kehittävä elin. Toiminnan käytännön toteutuksista vastaavat neuvoston ohella verkostot: informaatiolukutaidon, sisällönkuvailuntutkimuksen tuen ja yhteiskirjastojen verkostot sekä tietoaineistoverkosto ja varajohtajien foorumi. Lisäksi toimintaa jatkavat aikaisemmin perustetut työryhmät: KDK ja kustannuslaskennan työkalupakki.

Seminaareja ja työpajoja

Tämän vuoden toimintasuunnitelmassa on mm. useita työpajoja ja seminaareja. Maaliskuussa tutkimuksen tuen verkoston ohjausryhmä järjestää Tutkimusdatan hallinta –mistä on kyse? seminaarin. Myöhemmin vuoden aikana on tulossa tutkijoiden tiedonhallintataitojen tukemisen parhaat käytännöt -workshop, johtamisosaamisen teemapäivä ja tietoaineistotarjontaan liittyvä seminaari. Lisäksi SYNin kustannuslaskennan työryhmä on mukana järjestämässä vaikuttavuuden arvioinnin työpajaa huhtikuussa.

Seminaarit on suunnattu pääsääntöisesti yliopistokirjastoille, mutta etäyhteyden kautta useimpiin seminaareihin on muillakin mahdollisuus osallistua. Seminaareista tiedotetaan SYN:n verkkosivuilla, sähköpostilistoilla ja SYN:n facebookissa.

Tänä vuonna toteutettava johtamista tukeva mentorointiohjelma on suunnattu vain SYN:n jäsenille, mutta myös siihen liittyvä aloitusluento on etäyhteyden kautta avoin muillekin.

Hyvien käytänteiden jakamista

Yliopistokirjastojen välisiä henkilökuntavaihtoja on pyritty lisäämään laatimalla viime vuonna henkilökuntavaihdon periaatteet ja sopimus henkilökuntavaihdosta. Tämän vuoden tavoitteena on 5-10 henkilökuntavaihtoa, kukin 3-5 arkipäivän mittaista. Hyviä kokemuksia saatiin jo viime vuonna, jolloin toteutui neljä henkilökuntavaihtoa.

Tutkimuspalveluinnovaatiokilpailulla etsitään uusia tutkimuspalveluita edistämään tutkimusta sekä luomaan uusia linkkejä kirjaston ja tutkimuksen välille. Kilpailu aloitettiin viime vuonna ja jatkuu taas tänä vuonna. Viime vuoden innovaatiot on esitelty blogissa. Parhaita innovaatiota voi sitten soveltaa toisissa kirjastoissa.

Vuoden toimintaohjelmassa on erilaisia kyselyitä ja selvityksiä. Viime vuonna tehdyn e-kurssikirjakyselyn avulla selvitettiin e-kirjojen osuutta kurssikirjoista. Kysely toistetaan tänä vuonna, jolloin voidaan seurata e-kurssikirjojen määrissä tapahtuneita muutoksia. Tänä vuonna selvitetään myös mm. Oulun ja Itä-Suomen yliopistokirjastojen kokeileman kaukopalvelun clearing-laskutuksen soveltuvuutta laajemmin muillekin kirjastoille.

Tulevaan valmistautumista

Ajankohtainen asia tänä vuonna on uuden kirjastojärjestelmäkokonaisuuden muuttunut tilanne, kun Kansalliskirjasto ei saanut OKM:ltä hankkeen etenemiseen kaavailtuja määrärahoja. SYN:n piirissä on perustettu FUM-työryhmä (Finna-UKJ-Melinda), joka valmistelee asiaan liittyen yliopistokirjastojen tietojärjestelmästrategiapäivän. Tilanteen hahmottaminen edellyttää yliopistokirjastoilta selkeää visiota tulevaisuudesta, mm. mitkä ovat asiakkaiden tarpeet, mitä tietojärjestelmien vaihtoehtoja on, minkälaista yhteistyötä tarvitaan kirjastojen kesken.

SYN on myös tiiviisti mukana kirjastojen yhteistyössä Finna-käyttöliittymän kehittämisessä ja Melinda-verkostossa. Viime vuonna perustettu Elsevier-työryhmä aloittaa valmistelut vuonna 2016 tuleviin Elsevier-neuvotteluihin.

Tärkeänä toiminnan painopistealueena on SYN:n tiedepoliittisen roolin vahvistaminen. Tähän liittyen järjestetään mm. verkostotapaaminen OKM:n kanssa keväällä. Ohjelmassa on myös seuraavan hallitusohjelman valmisteluun vaikuttaminen.

Tähän on koottuna vain joitakin kohtia tulevasta toiminnasta. Koko toimintasuunnitelma on luettavissa SYN:n verkkosivuilta. Toiminta pohjautuu SYN:n strategiaan (2013-2017).

Paula Kangasniemi, yhteistyösihteeri, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto

Kategoria(t): Kirjastoalan tapahtumat, Verkostoituminen, Yhteistyö, Yliopistokirjastot | Kommentoi

Aalto-yliopiston uudelle Oppimiskeskukselle palvelukonsepti

Aalto-yliopiston kirjaston, tulevan Oppimiskeskuksen, palvelumuotoiluhankkeen tulokset ovat valmistuneet ja loppuraportti on luettavissa verkossa. Hanke synnytti Oppimiskeskukselle kunnianhimoisen palvelulupauksen ”Yhdessä oppiminen tekee meistä maailman parhaita” ja uudenlaisen palvelukonseptin, jossa nykyisten palvelujen lisäksi on mukana asiakkaiden tarpeista nousseita uusia palveluja.

Elokuussa 2013 käynnistyneen kehityshankkeen tavoitteena oli synnyttää uudelle Oppimiskeskukselle palvelukonsepti ja osallistaa käyttäjiä suunnitteluun.  Uusien palvelujen konseptointi käynnistettiin tunnistamalla kirjaston eri käyttäjäryhmät ja heidän tarpeensa. Hankkeessa muodostettiin kolme palvelumuotoilutiimiä, joihin rekrytoitiin Aalto-yliopiston opiskelijoita ja henkilökuntaa. Tiimit haastattelivat muotoilijoiden ohjauksessa laajasti yliopiston opiskelijoita ja henkilökuntaa. ”Emme pyytäneet käyttäjiä ideoimaan kirjastolle uusia palveluja, vaan kartoitimme työ- ja opiskelurutiineja sekä päivän kulkua kampuksella. Näin pääsimme kiinni käyttäjien todellisiin tarpeisiin”, kertoo muotoiluhanketta vetäneen Kuudes Kerros Oy:n Jari Danielsson.

Haastattelujen pohjalta muodostettiin suunnittelun tueksi kuusi erilaista käyttäjäprofiilia. Opiskelijat jaettiin käyttäytymisen ja motiivien perusteella kolmeen erilaiseen ryhmään : jokapaikanhöylä, laumaeläin, yksinäinen susi. Lisäksi oma käyttäjäprofiili muodostettiin opettajalle, tutkijalle ja yrityksen edustajalle.

Profiili_laumaelain

Käyttäjäprofiilit toimivat palvelukonseptin kehittämisen pohjana. Uusia palveluja ideoitiin ja jalostettiin laajasti erilaisissa työpajoissa, ja parhaita ideoita testattiin käyttäjillä. Muotoiluhankkeen rinnalla kirjastossa tehtiin yliopiston palveluyksiköille kumppanuushaastatteluja, joissa selvitettiin heidän toiveitaan Oppimiskeskuksen toimintaan liittyen.

Uudet ja vanhat palvelut koottiin kokonaisuudeksi, joka on jaoteltu palvelujen luonteen mukaisesti. Kaikkia mainittuja palveluja ei välttämättä toteuteta sellaisenaan, mutta niitä suositellaan ainakin  kokeiltaviksi. Kullekin palvelulle on määritelty palvelukuvaus sisältäen mm. käyttäjätarpeen, toteutusmallin ja onnistumisen kannalta kriittiset tekijät.

palvelukuvaukset

Hankkeessa on myös jaettu kirjaston toimintoja eri vyöhykkeille: Back Office, Välivyöhyke ja Asiakaspalvelu. Näiden pohjalta on henkilökunnan profiilit on kuvattu kolmella tilakonseptilla.

tilakonsepti

Hankkeessa tunnistettiin myös palvelujen vaikutukset henkilöstön työn sisältöön ja kuvattiin ”road map” uusien palvelujen käytäntöön viemiseksi. Ylikirjastonhoitaja Eeva-Liisa Lehtonen kertoo, että ”uusi palvelukonsepti tukee kirjaston muodonmuutosta monikanavaiseksi, eläväksi oppimiskeskukseksi – osaksi oppimisympäristöä. Tulevaisuudessa oppimiskeskus on vetovoimainen kohtauspaikka ja koko yliopiston toiminnan näyteikkuna, joka tukee sekä yksin että yhdessä oppimista.”

Työ jatkuu nyt tilasuunnittelulla, jossa hankesuunnitteluarkkitehdit sijoittavat palvelut tiloihin. Samalla selvitetään, millaisia tilamuutoksia suojellussa Alvar Aallon suunnittelemassa rakennuksessa voidaan peruskorjauksessa tehdä. Kirjaston puolelta hanketta vetänyt Matti Raatikainen kertoo, että ”Otaniemen kampuskirjasto muuttaa remontin alta väistötiloihin Otakaari 1:een vuoden 2014 lopussa. Tavoitteemme on testata uusia palveluja jo ennen kuin peruskorjattuihin tiloihin muutetaan takaisin vuonna 2016.”

Oppimiskeskussuunnittelun verkkosivuilta voi tutustua suunnittelun etenemiseen ja myös aikaisempiin pilotteihin, neljään Learning Hub –tilaan.

Hankkeen toimijat Aalto-yliopistossa:
Päivi Hietanen, työympäristöpäällikkö, Kampus- ja tilapalvelut
Eeva-Liisa Lehtonen, ylikirjastonhoitaja, Aalto-yliopiston kirjasto
Matti Raatikainen, tila- ja asiakaspalvelupäällikkö, Aalto-yliopiston kirjasto (projektipäällikkö)
Riitta-Liisa Leskinen, asiakkuuspäällikkö, Aalto-yliopiston kirjasto (tiedotus)

Blogitekstin toimittanut Paula Kangasniemi, yhteistyösihteeri, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto

Kategoria(t): Kirjastorakennukset, Palvelut, Yliopistokirjastot | Kommentoi

Tutkimuksen tueksi uusia innovaatioita kirjastoista

Suomen yliopistokirjastojen neuvoston vuosille 2013-2017 laaditun strategian yhtenä strategisena päämääränä on luoda innovatiivisia tietopalveluita suomalaisen tutkimuksen ja korkeakouluopiskelun menestykseksi.  Tähän liittyen pyritään kehittämään tutkimuspalveluinnovaatioita, jotka edistävät tutkimusta ja luovat uusia linkkejä kirjaston ja tutkimuksen välille.  Viime vuonna avattiin yliopistokirjastoille innovaatiokilpailu, johon saatiin vuoden loppuun mennessä kaksi innovaatiota:

  • Terkon altmetriikkaprosessi (Helsingin yliopiston kirjasto)
  • Oulun yliopiston kirjaston tutkijapalveluiden integroituminen tutkimusprosesseihin

Helsingin yliopiston kirjaston johtavat tietoasiantuntijat Maria Forsman ja Jukka Englund ovat esitelleet altmetriikkaa blogikirjoituksessaan: ”Altmetriikka antaa mahdollisuudet luoda “data-vetoisia tarinoita” tutkimuksen rahoittajille ja hallinnolle. Tutkijat voivat nähdä, ketkä puhuvat heidän tutkimuksistaan, mitä he sanovat niistä …”. Terkon altmetriikkaprosessiin voi tutustua myös Jukka Englundin diaesityksen avulla.

Oulun yliopiston tutkimuspalveluinnovaatio

Oulun yliopiston kirjastossa on aloitettu viime vuonna hanke kirjaston tutkijapalveluiden kehittämiseksi vastaamaan tutkijoiden tarpeita. Tavoitteena oli kehittää yhdessä tutkijoiden kanssa uusia palveluita ja integroida palvelut tutkimusprosessin eri vaiheisiin sekä tehdä palveluita näkyviksi. Hyvänä pohjana palvelujen kehittämiselle on ollut Oulun yliopiston RAE2013-tutkimuksen kokonaisarviointi, jonka bibliometrisen osuuden tuottamiseen kirjasto osallistui.

Hanke alkoi elokuussa pidetyllä kehittämispäivällä, jossa olivat mukana kirjaston informaatikot ja neljä kutsuttua tutkijaa eri aloilta. Yhteisen päivän ideat koottiin ja palvelujen tuotteistamista jatkettiin kirjastossa alkusyksyn aikana. Koosteena syntyi näkemys kuinka havainnollisesti ja lyhyesti kuvata tutkijoiden näkökulmasta kirjaston palvelujen integroituminen tutkimusprosessiin (ks. kuva):

oulun innovaatio

Kuva esittää tutkimusprosessin etenemistä ja kirjastopalveluiden integroitumista prosessiin. Kuvan avulla kirjaston palvelut tehdään tutkijoille näkyväksi ja ymmärrettäväksi osana tutkimusprosessia. Kuvaan on koottu palveluja ja aihepiirejä, joissa voimme auttaa tutkijoita ja tutkimusryhmiä tutkimuksen elinkaaren eri vaiheissa. Kuva tulee toimimaan kirjaston www-sivulla pohjana, josta kyseiset palvelut avautuvat. Kuvaa täydennetään palvelujen osalta.

Näitä kirjaston palveluja ja tutkimusryhmiltä itseltään esiin tulevia palvelutarpeita testataan hankkeen seuraavassa vaiheessa pilottiryhmien kanssa. 11 pyydettyä tutkijaryhmää lähti mukaan piloteiksi innostuneena yhteistyömahdollisuudesta. Viiden ryhmän kanssa on jo loppuvuodesta pidetty aloituspalaveri. Pilottiryhmien kanssa keskustellaan tarvittavista palveluista, uusien palvelujen luomisesta ja testataan kuvan mukaista palvelupakettia.

Alkukartoituksen jälkeen tutkijaryhmien kanssa tavataan säännöllisesti mm. uusien palvelutarpeiden ideoimiseksi. Jo ensimmäiset tapaamiset tutkijoiden kanssa ovat lisänneet palvelujen kysyntää; esimerkiksi patenttiasiat, bibliometriset palvelut.

Monet palvelut ovat jo olemassa olevia kirjaston palveluja, jotka tiiviimmällä yhteistyöllä saadaan tutkijoille näkyviksi. Tärkeää on myös löytää uusia palveluja, joiden tarvetta kirjastossa ei ole tunnistettu tai palveluja, joita tutkijat mahdollisesti eivät osaa kysyä kirjastosta, vaikka kirjastossa siihen olisikin asiantuntemusta ja osaamista.

Lisätietoja Oulun yliopiston kirjaston tutkimuspalveluinnovaatiosta voi kysyä ylikirjastonhoitaja Päivi Kytömäeltä ja kirjastohoitaja Irene Salomäeltä.

Tutkimuspalveluinnovaatiokilpailu jatkuu

Edellä on esitelty kaksi innostavaa esimerkkiä uusien tutkimuspalveluiden kehittämisestä. Yliopistokirjastoilla on paljon osaamista, jolla voidaan edistää tutkimusta yliopistoissa. Tutkimuspalveluinnovaatiokilpailun myötä Suomen yliopistokirjastojen neuvosto, SYN kannustaa tuomaan tätä osaamista näkyvämmin esiin. Kilpailu toistetaan vuosittain, joten nyt vain uusia innovaatioita kehittelemään!

Susanna Parikka, kirjastonjohtaja, Lapin korkeakoulukirjasto
SYN:n puheenjohtaja 2013-2014

Kategoria(t): avoin data, Tutkimuksen arviointi, Verkostoituminen, Yliopistokirjastot | Yksi kommentti