Barcelonan lentoasemalta - kuvat Annamari Pudas

Kun esimieheni välitti minulle ammattikorkeakoulumme kv-koordinaattorin saaman kutsun Huelvan yliopiston International Week –tapahtumaan keväiseen Espanjaan, en keksinyt enää yhtään syytä olla lähtemättä. Totta puhuen olin innoissani siitä, että kauan haaveilemani vaihto oli viimeinkin toteutumassa ja edessä olisi viikko eteläisen Espanjan kirjastokulttuuriin ja elämänmenoon tutustuen.

Ennen matkalaukkujen pakkaamista oli kuitenkin selvittävä erinäisten hakemusten ja lomakkeiden täytöstä – ja tietysti käytännön matkajärjestelyistä.  Olin loihtinut mieleeni pienimuotoisen kauhuskenaarion vaihtoonlähtijän hakemus- ja lomakeviidakosta, mutta totuus oli tarua ihmeellisempää tässäkin asiassa. Itse asiassa hakuprosessi tarjosi hyvän keinon valmentautua matkaa varten; hakemuksessa ja työsuunnitelmassa oli kerrattava motiivit vaihtoon lähtemiselle, ja lomakkeiden täyttö englannin kielellä tarjosi myös sopivaa kielivalmennusta tulevaa ajatellen. Yhteydenpito Huelvan yliopiston kv-koordinaattorin Clairen kanssa hoitui sähköpostitse ja olipa International Week –tapahtumalle avattu myös oma Facebook-sivu.

Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun kv-sihteeri oli korvaamaton apu; hän selosti hakemusprosessin etenemisen vaihe vaiheelta ja tarjosi apua lomakkeiden täytössä sekä matkajärjestelyjen hoitamisessa. Englanninkielinen ammattinimike oli oikeastaan ainoa asia, joka tuotti yllätyksen vaihtoprosessissa: vaihtokohteessa, johon oli siis tulossa eri ammattiryhmien edustajia korkeakouluista, oli varattu oma ryhmä kirjastolaisille (Librarians), johon siis itsekin ilmoittauduin. Englanninkielinen tittelini, Information Specialist, oli kuitenkin sen verran harhaanjohtava, että lopulta löysin itseni samasta ryhmästä IT-ammattilaisten kanssa. Onnekseni pääsin lopulta omieni pariin, ja espanjalaisen käyttäjähallinnon sijaan sain perehtyä viikon ajan siihen, miten eteläeurooppalainen yliopistokirjasto toimii.

Huelva on mukavankokoinen (n. 150 00 asukasta) teollisuuskaupunki, joka sijaitsee Andalusiassa lähellä Atlantin rannikkoa. Huelvan yliopisto on varsin nuori, 1990-luvulla perustettu 12 000 opiskelijan opinahjo, joka on levittäytynyt neljälle kampukselle. Pääkirjasto sijaitsee El Carmen-nimisellä yliopiston pääkampuksella, joka oli kirjastoryhmän virallisen ohjelman tapahtumapaikka koko viikon ajan.

Kirjastoryhmässä oli mukana kollegoita ympäri Eurooppaa – myös Suomesta. Viikon parasta antia olikin kokemusten vaihto eurooppalaisten kollegoiden kanssa. Isäntäkirjasto oli järjestänyt joka päivälle tutustumiskohteen tai –aiheen, ja viikon aikana syntyi kuva varsin aktiivisesta ja ulospäin suuntautuvasta korkeakoulukirjastosta, joka hyödyntää tehokkaasti Millenium-järjestelmäänsä sekä painettujen että e-aineistojen hallinnassa, toimii Open Access –aatteen suunnannäyttäjänä yliopistossaan, on varsin hyvin resursoitu ja suomalaiseen kirjastomaailmaan verrattuna yllättävän miesvaltainen.

Vaihtoviikkoon sai halutessaan sisällyttää espanjan kielen kurssin ja myös vapaa-ajanohjelmaa oli järjestetty päätöspäivää lukuun ottamatta viikon jokaiselle päivälle. Tervetuliaistilaisuus tapaksen ja sangrian kera, kaupunkikierros ja retki läheiseen luonnonpuistoon olivat mieleenpainuvimpia tapahtumia.

International Week –tapahtumat ovat ensikertalaiselle Erasmus-kävijälle sikäli turvallinen tapa aloittaa kansainvälistyminen, että niissä viikko on hyvin ohjelmoitu aamusta iltaan. Vaihtoonlähtijät saivat jo etukäteen hyvin tietoa tulevan viikon aikataulusta ja tapahtumapaikoista. Kv-koordinaattori Claire välitti tietoa paitsi alati päivittyvästä ohjelmasta, myös lentokenttäkuljetuksista ja hotellivaihtoehdoista kaupungissa. Saimme etukäteen myös osallistujalistan yhteystietoineen, jotta saatoimme tarvittaessa sopia kimppakyydityksiä lentokentältä hotellille jne.

Mitä Erasmus-vaihdosta sitten jäi käteen? Päällimmäisenä sanoisin, että hienoja muistoja, ja niiden lisäksi uusia ideoita ja mielenkiintoisia tuttavuuksia. Väittäisin myös, että käteen jäi terve muutos asenteessa: matkaan lähtiessäni taisin ajatella edustavani suomalaisena kirjastoammattilaisena eurooppalaista valioluokkaa. Espanjalaiseen yliopistokirjastoon tutustuessani hienoinen ylemmyydentuntoni karisi varsin pian ja oli vain todettava, että Suomessa kaikki ei olekaan paremmin – se on vain toisin. Tämän saman kokemuksen jakoivat kanssani myös muut matkalla olleet suomalaiset ja norjalaiset kirjastolaiset. Erasmus vaihto on hieno mahdollisuus, josta suosittelen tarraamaan kiinni. Toki siihen sisältyy epämukavuustekijöitäkin: yksin matkustaminen jännittää, matkustusajankohdat voivat olla epämukavat, kieliongelmat pelottavat eikä kohdemaassa ole välttämättä yhtään tuttua ihmistä. Siitä huolimatta tuntuu, että matkaan lähteminen oli itselle pieni voitto; välillä on vain uskallettava heittäytyä, kokea, ja ottaa asiat vastaan sellaisena kuin ne tulevat.

Annamari Pudas, informaatikko
Lapin korkeakoulukirjasto/KTAMK

OCLC:n mukaan kirjastoilla olisi hyvät mahdollisuudet saavuttaa samanlainen asema, joka on noilla verkkojäteillä. Ohion dublinilainen kirjastojenkehittäjä on jo vuosia puhunut, että kirjastojen pitäisi käyttää hyväkseen verkon skaalausominaisuuksia: verkossa voi yhdistää globaalin ulottuvuuden yksilölliseen palveluun. Itse asiassa kirjastot ovatkin 1900-luvun alusta toimineet näin: rationaalisin menetelmin toteutettiin massapalvelua, mutta tarvittaessa kukin käyttäjä sai yksilöllistä huomiota. Digitaalinen verkkomaailma on vain ajanut entisen kirjastokonseption ohi. Kirjastoille on liki käynyt kuin nisujyvälle, jonka pitäisi kuolla synnyttääkseen uutta elämää.

Maailma on kirjastoitunut, kuten Pertti Vakkari ennusti virkaanastujaisluennossaan 1994, eli kirjastonomaisia palveluja ja menetelmiä käyttävät nyt monet toimijat. Vasta Google teki tiedonhausta arkipäivää, Amazon toi kaunokirjallisuuden lähelle käyttäjää, Facebook synnytti kirjoistakin keskustelevan yhteisön, Elsevier tarjoilee aikakauslehtiartikkelit kadehdittavalla tehokkuudella, Google Books on kääntänyt kirjastojen kokoelmien pimeän puolen lukijaa kohti. Kaikki tämä on kuin kirjastonhoitajan unelmaa, joka jäi unelmaksi.

Mutta vielä ei ole peli menetetty. Joulukuussa 2011 OCLC julkisti raportin ”Libraries at Webscale. A discussion document”. Otsikon voisi kääntää: Kirjastot verkkoskaalassa. OCLC on vuosien mittaan toiminut kirjastojen hedelmällisenä ajatushautomona, eikä dublinilaisten vainu ei petä tälläkään kertaa. Raportti tarjoaa mahtavan näyn, jossa monien visionäärien korkealentoiset ajatukset sovitetaan kirjastojen kehitysmahdollisuuksiiin. Kirjastot ovat tottuneet yhteistyöhön standardoimalla luokitusta ja luettelointia, kaukolainauksella jne., ja nykyään sekä yleiset että tieteelliset kirjastot verkottuvat kansallisesti ja myös maanosittain, mutta OCLC:n raportin sanoin nyt tarvitaan suurta yhteistyötä — big collaboration.

Verkkomaailmassa menestyneillä on valttikorttinaan jossakin suhteessa kolme tekijää: infrastruktuuri, data ja yhteisö, mutta onko yhdelläkään toimijalla etulyöntiasemaa kaikissa kolmessa? Googlen vahvuus on kahdessa ensimmäisessä, Facebook taas on vahvin kolmannessa. Jos maailman kirjastot ryhtyvät ”suureen yhteistyöhön”, niillä on valmiina kaksi vahvuutta, yhteisö ja data. Tarvitsee vain päivittää infrastruktuuri verkkoajan tasolle. Kokoelmista tiedetään paljon, mutta infrastruktuurin tulisi antaa mahdollisuus ottaa paremmin käyttöön tieto yhteisöstä, koska tällä hetkellä kirjastot eivät tiedä käyttäjistään tarpeeksi. Tietosuojan tiukasta kunnioittamisesta johtuen kirjastot jättävät hyödyntämättä suuren osan tiedosta, jota käyttäjistä tulee järjestelmiin. Googlella ei tällaista häveliäisyyttä ole.

OCLC:n verkottuneiden kirjastopalvelujen johtajan Andrew K. Pacen mukaan  koko maailman kirjastoissa tehdään vähän yli 5000 transaktiota (haut luetteloista ja tietokannoista ym.) sekunnissa. Tämä ei säikäytä Googlea, jonka hakukonetta varmasti käytetään enemmän sekunnissa, mutta oleellista on Pacen mukaan, että tällainen tapahtumamäärä voidaan helposti hoitaa kourallisella tavallisia servereitä pilvessä verkon kautta, ja sen jälkeen olisi helppo skaalata ylöspäin.

Verkkoskaalainen maailmankirjasto –strategia on houkutteleva ajatus. Toinen asia sitten on, onnistuuko OCLC konkretisoimaan sen omilla tuotteillaan. OCLC:n Worldshare Management Services (WMS) tuli ryminällä julkisuuteen viime vuonna, kun BIBSYS valitsi sen Norjan tieteellisten kirjastojen kokonaisjärjestelmäksi . Amerikkalaisia kirjastoja on mukana kymmeniä.
OCLC jatkaa markkinoimiskampanjaansa. Sillä on jo WorldCat ja yli 70000 kirjastoa maailmanlaajuisesti verkostossaan. On jännittävää nähdä, pystyykö se tekemään WMS:stä globaalin kirjastojen palvelijan.

Ilkka Mäkinen
Kirjastohistorian dosentti, Tampereen yliopisto
Tampereen yliopiston kirjaston johtokunnan puheenjohtaja -2011

Kirjaston tilat ovat käytännöllisemmät kuin aiemmin ja uudet aukioloajat ovat mahdollistaneet joustavamman palvelun. Olemme miltei ikkunattomassa tilassa ja täysin sähkövalojen varassa. Iso ikkunaseinä Karamzinin huvilan puoleisesta seinästä antaa hieman luonnonvaloa. Mutta tähän tottuu nopeasti ja toiminta on lähtenyt vauhdilla etenemään ja normalisoitunut. Töölössä meillä oli 650 neliötä, nyt neliöitä on 1050. Tätä kokonaisuutta suunniteltiin 4-5 vuotta yhdessä arkkitehtien kanssa. Heti Musiikkitalo-hankkeen alussa oli selvää, että kirjasto pitää mahduttaa Musiikkitaloon ja paikkaa kirjastolle haettiin monestakin suunnasta taloa suunnittelun aikana.

Olemme pieni yliopistokirjasto, mutta meillä on sitäkin tiiviimpi ja harkitumpi kokoelma, mielestäni juuri sopiva meidän yliopistolle. Aineistot ja niiden käyttöperiaatteet ovat säilyneet ennallaan. Aineistojen sijoittelun on määrännyt tarkka tilasuunnittelu ja hyllyjärjestys ja jokainen kallis neliö on pyritty hyödyntämään. Kirjaston alakertaan on sijoitettu meidän laajin kokoelma eli lainattavat nuotit, sekä kirjat ja äänitteet. Yläkerrassa eli Parvella on tutkimus- ja ei-lainattava materiaali sekä varasto ja työhuoneet.

Musiikin kuuntelu on meidän opiskelijoille erittäin tärkeä osa opiskelua. Alakerrassa on kolme kuunteluhuonetta, joissa on mahdollista katsoa BD/DVD-videolevyjä ja kuunnella yleisimpien formaattien lisäksi SACD/CD-hybridilevyjä ja BD(blue ray-disc)-audiolevyjä. Viimeksi mainitut formaatit ovat myös etusijalla kirjaston äänitehankintapolitiikassa. Kuunteluhuoneita opiskelijat käyttävät valmistautuessaan musiikinhistoriatenttiin tai omiin konsertteihin. Luurillisia tietokonepaikkoja on kymmenen ja ne ovat kaikille käyttäjille avoimia. Ilman tietokonetta olevia kuuntelupaikkoja on seitsemän kappaletta ja ne on varustettu myös erilaisin kopiointimahdollisuuksin.

Nuottien hankintaa jatketaan samassa mittakaavassa kuin ennen muuttoa ja kirjaston arvokkaan säveltäjien koottujen teosten kokoelmaa kehitetään edelleen. Systemaattisesti kartutetun taidemusiikin ulkopuolelle jääviä kansanmusiikki-ja pop/jazz-kokoelmia pyritään jatkossa laajentamaan ja syventämään yhdessä vastaavien opetusosastojen kanssa. Tähän asti kyseisten genrejen kokoelma on karttunut lähinnä satunnaisten lahjoitusten varassa. – Varastosta tehtiin pääosin avovarasto ja sinne asiakkailla on vapaa pääsy. Ikänsä, fyysisen kuntonsa tai kulttuurihistoriallisen kiinnostavuutensa vuoksi varastoon arkistoidut julkaisut ovat siten entistä laajemmin yleisön käytettävissä.
Sävellyskäsikirjoitukset ja Sibeliuksen aikanaan omistamat orkesterimateriaalit ovat suljetussa, tarkoin varjellussa arkistossa.

Kirjastoon saatiin myös hiljainen 12-paikkainen Lukuhuone. Sinne on sijoitettu  hakuteokset, sanakirjat, bibliografiat, säveltäjien teosluettelot ja muu ei-lainattava kirjallisuus. Uutta on myös kaksi tutkijahuonetta väitöskirjaa tekeville jatkotutkijoille.

Päätehtävämme ei ole muuttunut muuton myötä. Me huolehdimme edelleenkin Sibelius-Akatemian opiskelun, opetuksen, taiteellisen toiminnan ja tutkimuksen tarvitsemasta aineistosta.

Ulkopuoliset käyttäjät ovat olleet myös tervetulleita. Tänne ehkä odotettiin uusia asiakkaita ja uteliaitten ryntäystä, mutta mitään isompaa uutta yleisöä me emme ole saaneet. Samat musiikin lainaajat ja kuuntelijat, siis oma väkemme, muodostavat päivittäisen kävijäkunnan. Ulkopuoliset käyvät ja käyttävät toki kirjastoa, mutta harvemmin.

Lähtökohtana kokoelmapolitiikassamme on Sibelius-Akatemian strategian antamat suuntaviivat. Palvelemme niin perusopiskelijoita kuin jatkotutkijoita, seuraamme opetuksen muuttumista ja eri yksiköissä tehtävää tutkimusta. Tohtorikoulujen tutkimussuunnat määräävät paljolti meidän kirjahankintojamme. Musiikissa voidaan tutkia monenmoista; musiikin esittämistä, musiikin opettamista ja oppimista, musiikin historiaa eri muodoissaan, musiikillisia rakenteita, musiikin filosofiaa ja estetiikkaa ja mielen ja musiikilliseen vuorovaikutukseen liittyviä kysymyksiä.

Musiikkitaloon muutti kokonaisuudessaan myös kansamusiikin ja jazzmusiikin osastot.
Heidän omat kokoelmansa on nyt siirretty erillisiin oppimateriaalihuoneisiin ja niiden käyttö on rajattu pelkästään kyseisten osastojen oppilaille ja opettajille. Muuta opetusta Musiikkitalossa annetaan mm. pianossa, laulussa, musiikkikasvatuksessa ja orkesterinsoitossa. Suuri määrä opetuksesta tapahtuu kuitenkin edelleen Töölönkadun ja Pohjois-Rautatiekadun taloissa. Siellä opettavien mielestä kirjasto sijaitsee nyt ihan väärässä paikassa!

Sibelius-Akatemian sinfoniaorkesterilla on 10 %:n käyttöoikeus Musiikkitalon
isosta konserttisalista ja harjoitussalista. Lisäksi Sibelius-Akatemialla on aivan omassa käytössä neljä pienempää salia Camerata, Sonore, Organo ja Black Box; kamarimusiikille, laululle, uruille ja vahvistetulle musiikille.

Musiikkitalon akustiikkaa on kehuttu kautta linjan. Akustiikka oli kaikista tärkein asia tätä taloa rakennettaessa, joten sen täytyi onnistua. Salia ovat ylistäneet niin kotimaiset kuin ulkomaisetkin musiikin suurnimet. Ralf Gothoni sanoi salia täydelliseksi, superluonnolliseksi ja persoonalliseksi.

Olemme kokeneet täällä monia täydellisen hurmaavia konsertteja. Varsinkin suurissa sinfonisissa teoksissa Sali pääsee oikeuksiinsa.

Rappuset ylös ja kaksi oven avausta, niin kirjastosta pääsee konserttisaliin. Aina soi ja tapahtuu jotakin jossakin päin taloa. Tässä mielessä olemme onnenpekkoja.  – Tänä iltana, 19.1., Salissa soi Sibeliuksen 7. ja Brucknerin 4.

Irmeli Koskimies
Kirjastonjohtaja, Sibelius-Akatemian kirjasto

Vaikka kongressi sisältöineen on toki pääasia, Suomi ja suomalaisen kirjastomaailman saavutukset ovat yksi kongressivieraiden kiinnostuksenkohteista. Vieraat hakevat elämyksiä sekä uusia ajatuksia ja ideoita, joita ehkä voi soveltaa kotonakin. He ovat kiinnostuneita mm. teknologiainnovaatioista ja kirjastoarkkitehtuurista, uudenlaisista palveluratkaisuista, eri kirjastosektoreista sekä suomalaisen kirjastojärjestelmän kokonaisuudesta.

Kongressin lisäksi järjestetään runsaasti satelliittikonferensseja, meillä ja lähialueilla (mm. Virossa, Puolassa ja Liettuassa). Satelliittikonferenssien ajankohta on ennen tai jälkeen varsinaisen kongressin. Omat kokemukseni satelliittikonferenssien sisällöllisestä annista ovat olleet erittäin myönteisiä. Meillä suomalaisilla on nyt ainutlaatuinen mahdollisuus osallistua useisiin kansainvälisiin kirjastoalan tilaisuuksiin runsaan kahden elokuisen viikon aikana!

Viimeisenä konferenssipäivänä ovat luvassa kirjastovierailut, jotka suuntautuvat paitsi pääkaupunkiseudun kirjastoihin, myös muualle Suomeen  ja Suomen lähialueille. Myös kirjastovierailujen valmistelu on jo aloitettu.

Kongressin suunnittelussa ja järjestelyssä kotimainen osapuoli, Kansallinen komitea (National Committee, NC), tekee kiinteää yhteistyötä IFLA:n ja kansainvälisen K.I.T. Group -konferenssitoimiston kanssa. Komitea on koottu laajasti koko suomalaisen kirjastokentän edustajista; NC:n työhön osallistuu myös opetus- ja kulttuuriministeriö, jonka tuki on mahdollistanut kongressin järjestämisen.  Komitean puheenjohtajana toimii Maija Berndtson, varapuheenjohtajia ovat Sinikka Sipilä ja allekirjoittanut. Komitealla on kokouksia noin kerran kuukaudessa; väliaikoina kokoontuvat komitean asettamat työryhmät ja komitean työvaliokunta. Työtahti on jo selvästi kiihtynyt ja kiihtynee edelleen sitä mukaa, kun kongressiajankohta lähestyy.

Kansallisen komitean ohella suomalaiset ovat mukana mm. satelliittikonferenssien järjestelyissä, kongressin ja konferenssien ohjelmaa valmistelevissa IFLAn sektioissa, kirjastoesittelyissä sekä kongressin toiminnan mahdollistavina vapaaehtoistyöntekijöinä. IFLA:n päätöksentekoelimissä toimii näkyvällä paikalla Sinikka Sipilä, IFLA:n hallituksen jäsen, varapuheenjohtaja ja tuleva puheenjohtaja.

Muutakin puuhaa meille on tarjolla. Esitelmä- ja posteriehdotuksia varmaankin valmistellaan kirjastoissa ympäri Suomea; esitelmäkutsujen deadlinet lähenevät kovaa vauhtia, posteriehdotusten määräpäivä on 9.3.

IFLA on mahdollisuus meille esitellä työtämme ja ideoitamme; kaikkea sitä Suomessa ja suomalaisissa kirjastoissa, josta olemme oikeutetusti ylpeitä. Kansainvälisen näkyvyyden ja ammattiosaamisen lisääntymisen ohella tästä IFLA-touhusta on meille muutakin, ehkä vähän vähemmän ilmeistä, hyötyä. Uskon, että tiiviin yhteistyön myötä kirjastojen väliset sektorirajat madaltuvat. Yhteishengen ja keskinäisarvostuksen lisääntyminen kasvattaa ehkä myös kirjastoalan professionaalista voimaa, mikä näinä ankeina aikoina ei ole ollenkaan huono asia.

Kimmo Tuominen
johtaja, Jyväskylän yliopiston kirjasto

Esitelmät ja posterit ovat usein edelleen ns. harmaata
kirjallisuutta, joka jää  kollegoilta huomaamatta.
Enemmän julkisuutta saa vain, jos onnistuu nappaamaan palkinnon (onneksi olkoon, Laurea amk!).

Tästä syystä SYN päätti ryhtyä julkaisemaan verkkosivullaan tietoja yliopistokirjastojen henkilökunnan kansainvälisissä konferensseista pitämistä esitelmistä ja postereista sekä kansainvälisistä artikkeleista. Toivottavasti listaus lisää julkaisujen näkyvyyttä ja auttaa myös verkostoitumaan samojen asioiden parissa työskentelevien kanssa.

Kannattaa käydä tutustumassa siihen, mitä naapurikirjastoilla on meneillään. Samalla saat vinkkejä oman posterin tai esitelmän suunnittelua varten. Ja jos omat julkaisusi puuttuvat listalta, voit lähettää tiedot yhteistyösihteerille, joka päivittää sivustoa.

Raija Aaltonen
yhteistyösihteeri, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto
sähköposti: raija.aaltonen@uta.fi

Näkymä kirjastosalista (kuva: Pia Paavonseppä)

Suomen nuorimman  yhteiskirjaston, Lappeenrannan tiedekirjaston,  ensimmäinen syksy on takana ja arjen toiminta on alkanut vakiintua. Tiedekirjasto on toiminut
Lappeenrannan teknillisen yliopiston ja Saimaan ammattikorkeakoulun yhteisenä kirjastona elokuusta 2011 alkaen eli tässä vaiheessa noin viisi kuukautta.  Tiedekirjasto on yliopiston erillislaitos ja kirjaston koko henkilökunta on yliopiston palveluksessa. Kirjaston perustamisen yhteydessä Saimaan ammattikorkeakoulun kirjaston työntekijät siirtyivät yliopiston palvelukseen. Lappeenrannan tiedekirjastossa työskentelee nyt 21 työntekijää, aikaisemmin kahdesta korkeakoulusta  ja samalla kohtaavat kahden korkeakoulun kulttuurit.

Kirjaston organisaation suunnittelu käynnistyi kaksi vuotta ennen toiminnan käynnistämistä ja lopullista päätöstä kirjaston perustamisesta. Yhdistymiseen siis varauduttiin, vaikka vielä silloin ei voitu olla varmoja yhdistymisen toteutumistavasta.  Organisaatiorakenteen pohjaksi otimme yliopistokirjaston  organisaatiomallin,  muotoilimme sitä vain hiukan tiiviimmäksi. Pyrimme konstailemattomaan selkeyteen, yksinkertaisuuteen ja ennen kaikkea toimivuuteen.  Kirjasto jakautuu hallinnollisesti neljään ryhmään:  painetut aineistot, e-aineistot, opetus ja asiakaspalvelu.  Eri hallinnollisten ryhmien työntekijät kuuluvat lisäksi yhteen tai useampaan toiminnalliseen ryhmään tehtäväkuvan mukaan. Tällaisia ovat  esimerkiksi tiedonhankinnan opetusta antavien ja  palvelupisteiden päivystäjien ryhmät.

Henkilökunta pääsi osallistumaan kirjaston suunnitteluun, kun osaamiskartoitusryhmissä pohdittiin tulevan organisaation rakennetta. Jo aika alkuvaiheessa tehtiin yli organisaatiorajojen ulottuvaa osaamiskartoitusta ja tätä varten oli perustettu osaamiskartoitusryhmät.  Näissä ryhmissä mm. pohdittiin tulevia tehtäviä, tulevia osaamistarpeita ja nykyhetken osaamista. Organisaatiorakenteen skeeman hahmotuttua, työntekijät hahmottelivat uuteen organisaatioon tulevia rooleja, omia nykyisiä ja mahdollisia tulevia tehtäviä.  Kukin toi esiin omat keskeiset osaamisalueensa ja toiveensa niistä asioista, joita erityisesti halusi olla kehittämässä tulevassa kirjastossa.  Näiden tietojen ja toiveiden pohjalta kirjaston johto laati alustavat ehdotukset työntekijöiden tuleviksi tehtäviksi ja asemaksi yhteiskirjastossa. Osaamiskartoitusryhmien vetäjät  keräsivät  tiedot ryhmäläisiltään.

Seuraavassa vaiheessa jokaisen työntekijän kanssa käytiin keskustelu ehdotetusta tehtävästä ja työntekijän asemasta uudessa organisaatiossa. Keskusteluihin osallistuivat yhdistyvien kirjastojen johtajat sekä uuden organisaatiorakenteen mukainen työntekijän tuleva lähiesimies. Työntekijä laati keskusteluista muistion ja keskustelun pohjalta alustavan tehtäväkuvauksen uudesta tehtävästään. Tärkeää oli varata keskusteluille riittävästi aikaa, rauhallinen tila ja luoda kiireetön tunnelma sekä luottamuksellinen ilmapiiri. Nämä keskustelut työntekijöiden kanssa käytiin vajaa puoli vuotta ennen kirjastojen yhdistymistä.

Kun organisaation yhdistämisprosessi kestää pitkään,  silloin eletään tavallaan osittain vanhassa osittain uudessa organisaatiossa ja olemista leimaa jonkinlainen odottaminen. Jos odotusvaihe kestää liian pitkään, voi tulla jopa lamaannus.  Kaikkein odotetuin tieto yksilölle on oma täsmällinen paikka tulevassa organisaatiossa.  Vaikka tehtäväkuvat muuttuvat ja täsmentyvät koko ajan vähän, on silti ollut tärkeää, että työntekijöille on pystytty riittävän varhain antamaan tieto omasta roolista. Tulevasta tehtävästä puhuttaessa on kuitenkin korostettu, että tämä on tilanne nyt alkuvaiheessa ja tilanteet voivat muuttua, kun toiminta pääsee vauhtiin ja arki näyttäytyy.

Yhdistyvien kirjastojen työntekijät ovat olleet mukana suunnittelemassa yhteiskirjastoa ja päässeet vaikuttamaan omiin tehtäviinsä. Aika helppo olisi nyt uskoa, että tälläkin on ollut vaikutusta siihen, että yhteiskirjaston toiminnan alkuaikoina tehty työhyvinvointikysely tuotti selkeästi odotettua positiivisemman tuloksen.  Yhteisellä asioiden puimisella ja ideoimisella pienemmissä ryhmissä olemme yrittäneet yhdessä sisäistää myös sitä keskeistä ajatusta, että muutos on jatkuva prosessi, jossa saattaa olla joskus seesteisempiä vaiheita, mutta koskaan se ei pääty. Tämä on yksi tapa harjaannuttaa organisaation kykyä muutosten kohtaamiseen.

Meillä kuten yhteiskirjastoissa varmasti yleisemminkin ollaan valmiita pidemmällekin menevään yhteisyyteen kuin mihin tähän mennessä on päästy.  Se, että kirjastoilla on kehittämistahtoa, ei kuitenkaan yksinään riitä.  Yhteisyyden kehittäminen on vahvasti sidoksissa kirjastojen valtakunnallisen infrastruktuurin (esim. FinELib, kustantajat), taustaorganisaatioiden käytäntöjen ja rakenteiden suomiin mahdollisuuksiin. Yhteiskirjastoissa tulevaisuutta kohti mennään yrittäen myös vaikuttaa näihin mahdollisuuksiin, odottavin mielin ja uteliaina.

Muille yhteiskirjastoja perustaville tämä lyhyt kuvaus kertoo yhden tarinan ja yhden näkökulman yhdistämisprosessissa ja vahvistaa toivon mukaan kykyä kehittää yhteiskirjastoja edelleen, yhdessä.

Lappeenrannan tiedekirjasto toivottaa menestystä kirjastojen hankkeille alkaneena vuonna.

Ulla Ohvo

Jenni Mikkonen Erasmus-henkilökuntavaihdossa Edinburghissa kesällä 2011 (kuva Satu Rautuma)

1. Koska aloitit nykyisessä työssäsi Teatterikorkeakoulun kirjaston vastaavana informaatikkona? Siirryin Teatterikorkeakouluun lokakuun alussa 2011.

 2. Millainen koulutustaustasi on? Valmistuin vuonna 2006 filosofian maisteriksi Joensuun yliopistosta, nykyisestä Itä-Suomen yliopistosta. Pääaineeni oli perinteentutkimus ja sivuaineina taiteensosiologia, kulttuuriantropologia ja hallinto-oikeus. Pari vuotta vietin opintojen välissä myös Jyväskylän yliopistossa, jossa luin museologiaa ja taidehistoriaa. Lisäksi olen suorittanut avoimessa yliopistossa informaatiotutkimuksen aineopinnot, kasvatustieteen ja valtio-opin perusopinnot.

3. Miten alun perin päädyit töihin kirjastoon? Lukion jälkeen vuonna 2000 jäin viettämään välivuotta kotikaupunkiini Joensuuhun. Kuulin kaveriltani, että hän oli lopettamassa harjoitteluaan yliopiston kirjastossa ja neuvoi minua hakemaan sinne. Onnekseni pääsinkin työmarkkinatuella töihin ja sen jälkeen työ jatkui tuntityöntekijänä, lauantaipäivystäjänä, kesätyöntekijänä, sijaisena ja harjoittelijana vuoteen 2007 saakka. Joensuussa mukava työyhteisö ja hienosti hoidettu kirjasto vaikuttivat vahvasti siihen, että innostuin alasta.

4. Millaisissa tehtävissä olet toiminut aikaisemmin? Joensuun yliopiston kirjastossa työni painottui asiakaspalveluun ja kokoelmatyöhön. Vuosien varrella sain kuitenkin kosketuspintaa kirjastotyön monipuolisuuteen luetteloinnista hyllysiirtoihin. Tästä olenkin edelleen kiitollinen, että he jaksoivat perehdyttää minua alalle. Kirjastotyön lisäksi olen työskennellyt opiskeluaikana paikallisissa baareissa (hakemassa erilaista näkökulmaa asiakaspalveluun voisi sanoa!) ja elokuvateatterikeskuksen kehittämishankkeessa suunnittelijana, vastaten markkinoinnista ja yritysmyynnistä. Valmistuttuani pääsin Eduskunnan kirjastoon töihin amanuenssiksi ja informaatikoksi, kirjaston neuvontapalveluihin. Noin kahden eduskunnassa vietetyn vuoden jälkeen siirryin informaatikon sijaiseksi HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun kirjastoon, jossa pääsin opettamaan ja vastaamaan aineiston valinnasta ja hankinnasta. Haagassa meni myös pari vuotta ja matka jatkui Aleksanteri-instituuttiin, jossa työnkuvaani kuului kirjastotyön ohella viestinnästä vastaaminen. Kun näin TeaKin hakuilmoituksen ajattelin että siinä olisi minulle sopiva työpaikka. Ja onnekseni tulin valituksi.

5. Oliko Teatterikorkeakoulun kirjasto työpaikkana sinulle uusi tuttavuus? Oli. En ollut aikaisemmin edes vieraillut TeaKin kirjastossa.

6. Entä oliko teatteriala sinulle tuttua ennestään? Oli. Olen aina ollut kiinnostunut teatterista, kuten muustakin kulttuurista. Käyn paljon teatterissa, museoissa ja keikoilla, teatterissa kuitenkin mieluiten ja eniten. Myös taiteensosiologian opinnot perehdyttivät teatterin kenttään, lisäksi tein pro gradu –työni Teatteri Vunukasta.

7. Miten alku uudessa työssä on lähtenyt käyntiin? Miten työtoverit ja organisaation johto ovat ottaneet uuden nuoren johtajan vastaan? Alku on ollut haastavaa, kuten aina uuteen organisaatioon tullessa. Koskaan ei voi olla liian hyvää perehdyttämisprosessia, sen olen viime vuosina huomannut. Toivoisinkin, että kirjastot pitäisivät työprosessiensa kuvailut ajan tasalla, tai edes tekisivät sellaiset. Erityisen tärkeitä prosessikuvaukset ovat pienissä kirjastossa, joissa perehdyttämiselle ei usein ole tarpeeksi aikaa tai resursseja, ja työnkuvat ovat eriytyneitä. Alalla on myös paljon sijaisuuksia, mm. perhevapaiden myötä, jolloin sijaisen perehdyttäminen pitää tapahtua mahdollisimman nopeasti ja niin ettei turhaa aika mene käytänteiden selvittämiseen.

Olen kiitollinen, että olen saanut työyhteisöstäni tukea toimia uudessa työssäni itsenäisesti, ryhtyen kehittämään kirjastoa oman näkemykseni mukaisesti. Kirjastomme henkilökunnassa on ollut paljon vaihtuvuutta, jonka takia olemme kaikki uuden oppimisen ja uusien mahdollisuuksien edessä. Onneksi meillä on kuitenkin hyvä ja toiminnan kehittämisestä kiinnostunut ilmapiiri. Työ- ja kehittämislista on pitkä, mutta onneksi nyt uudistuksia ei tarvitse toteuttaa puolessa vuodessa, kuten usein määräaikaisissa pesteissä.

8. Millainen työympäristö Teatterikorkeakoulu on? Onko opiskelijoiden ja opettajien kirjastonkäyttö/tiedonhankinta kovin erilaista verrattuna tiedeyliopistojen asiakkaisiin? Teatterikorkeakoulu on erittäin mielenkiintoinen työympäristö. Meillä on oma puvusto ja tarpeistokin! Opiskelijat ovat hyvin välittömiä eikä organisaatiomme ole kovin hierarkkinen.

Asiakkaidemme opinnot ja niiden myötä aineistotarpeet ovat erilaisia kuin perinteisissä tiedeyliopistoissa, tai humanistisissa ja yhteiskuntatieteissä, joten mm. tiedonhankinta painottuu meillä enemmän jatko-opiskelijoihin, kuin perustutkinto-opiskelijoihin. Noin 60% asiakkaistamme on ulkopuolisia käyttäjiä, moni heistä opiskelee muissa yliopistoissa ja gradu-vaiheessa huomaavat aineiston löytyvän meiltä.

Kirjastonkäyttäjinä asiakkaamme ovat ystävällisiä ja arvostavat kirjastoa, he kuitenkin näyttäisivät olevan aika kovakouraisia aineistoa kohtaan.

9. Teatterikorkeakoulun, Sibelius-Akatemian ja Kuvataideakatemian yhdistyminen on tämän hetken kuuma uutinen. Oletteko jo ehtineet pohtia, millaisia muutoksia tämä tuo kirjaston toimintaan? Uuden yliopiston suunnitteluprosessi on jo käynnistynyt täydellä tohinalla. Itselläni on paljon positiivisia odotuksia yhdistymisestä, mm. kirjaston palveluiden laajenemisen osalta.

Meillä on ollut jo vuosia yhteinen Arsca-kokoelmatietokanta, joten yhteisiä toimintatapoja on mietitty ennenkin. Tällä hetkellä taideyliopistolla ei ole suunnitelmissa yhteistä kampusaluetta, vaan jokainen akatemia säilyy omissa osoitteissaan, joten muutokset ja yhteistyö löytyvät todennäköisimmin yhteisin palveluin, uusina työkavereina ja näin laajempana ammattiyhteisönä.

10. Millaiseksi koet kirjaston roolin uudessa taideyliopistossa? Kirjaston rooli mille tahansa yliopistolle on hyvin keskeinen. Kirjasto on osa yliopiston tukipalveluita, jotka pyrkivät turvaamaan sen, että yliopisto suoriutuu päätehtävästään parhaalla mahdollisella tavalla. Itse koen, että yliopistokirjastolla on myös itseisarvoinen rooli osana sivistysyliopistoajattelun mukaista traditiota, josta meillä Suomessa on vahvat perinteet. Luonnollisesti kirjaston täytyy jatkuvasti seurata asiakaskuntansa tarpeita ja kehittää palvelujaan niitä vastaaviksi. Taideyliopisto kokonaisuudessaan on suuri uudistusprosessi, missä myös kirjaston toimintoja ja palveluita on hyvä punnita uudelleen.

11. Suomen yliopistokirjastojen neuvosto antaa foorumin saada vertaistukea ja kuulla hyviä käytäntöjä muilta yliopistokirjastojen johtajilta, millaiseksi koet SYNin roolin tässä tehtävässä? Olen osallistunut vasta yhteen kokoukseen, mutta tulin sieltä mukanani niin paljon tietoa kirjastoalalla olevasta kehityksestä, että olin pakahtua. On ilo päästä mukaan oppimaan noin ammattitaitoisilta ihmisiltä. Katson sen olevan esimerkillinen vuorovaikutus ja osaamisensiirtokanava, josta on hyötyä työssäni.

12. Mitä toivot Suomen yliopistokirjastojen neuvostolta jatkossa? Toiveeni liittyvät juuri vertaistukeen ja neuvoihin, joita tarvitsen erilaisissa esimiestehtävissä ja miettiessäni kirjaston linjauksia ja kehittämishankkeita.

Jenni Mikkonen & Raija Aaltonen

Boktornet, Åbo Akademis Bibliotek (ett pepparkakshus)

Åbo Akademis bibliotek genomförde hösten 2011 en fokusgruppundersökning i syfte att få respons på hur bibliotekets användare önskar att biblioteket skulle utveckla sina tjänster. Fokusgruppmetoden är en teknik inom samhällsvetenskaplig kvalitativ forskning och har använts rätt så mycket inom biblioteksvärlden eftersom den lämpar sig väl för evaluering av och utveckling av bibliotekstjänster. Metoden går ut på att en grupp personer (idealet är ca 6-12 personer per grupp), under en begränsad tid, får diskutera ett givet ämne med varandra. Syftet med diskussionen är att få så många synpunkter som möjligt på en befintlig eller framtida verksamhet. Diskussionen leds av en moderator, som ger de frågor eller teman som ska diskuteras samt ser till att diskussionen inte spårar ur.

Målgruppen för undersökningen var de studerande. För att rekrytera personer till undersökningen användes olika marknadsföringskanaler. Tryckta anslag distribuerades till lunchställen, anslagstavlor och läsesalar vid Åbo Akademi. Anslaget skickades även elektroniskt till alla som var inskrivna som studerande vid ÅA samt publicerades på Studentkårens webbsida och i Studentkårens Infobulletin. Biblioteket synliggjorde undersökningen även på bibliotekets Facebook-sida och blogg. Undersökningen lockade 24 intresserade studerande. De kom att  representera alla fakultetsområden vid ÅA och hade mellan två till sju års erfarenhet av studier.  Fokusgruppsessionerna genomfördes i tre grupper under tre eftermiddagar i oktober som två timmars diskussionstillfällen i en avkopplande cafémiljö.

Fokusgruppmetoden visade sig vara en mycket givande och intressant metod. Det var en glädje att få involvera de studerande i bibliotekets utveckling av sina tjänster. Själva sessionerna förlöpte väl och gav möjlighet till just den interaktivitet som en fokusgruppundersökning ska möjliggöra, dvs de studerande reagerade på varandras inlägg och en verklig diskussion uppstod alltemellanåt. Deltagarna kom med både konkreta och kreativa förslag gällande bibliotekets tjänster. Bibliotekets representanter upplevde att de fick höra ärliga, spontana åsikter samt fick en större förståelse för hurudan service bibliotekets användare behöver och önskar få samt vad de är missnöjda respektive nöjda med. Studentdeltagarna var nöjda med sessionerna och uttryckte stort nöje över bibliotekets initiativ att vilja lyssna på sina användare. Metoden visade sig vara bra även i marknadsföringssyfte: kort efter sessionerna blev en del deltagare vänner med bibliotekets Facebook och gjorde kommentarer på bibliotekets blogg. Genom en fokusgruppundersökning signalerar biblioteket sin vilja att lyssna på sina användare.

Eftersom undersökningen var kvalitativ fungerar den bra som komplement till tidigare utförda kvantitativa undersökningar. Genom fokusgruppundersökningen fick biblioteket mer tydliga formuleringar på vad användarna behöver och önskar än man kunde ha fått genom en kvantitativ undersökning. De spontana inläggen var ibland långa och utförliga och även de känslor och stämningar som uppstod under sessionerna kunde aldrig ha fångats i en enkätundersökning.

En fokusgrupp ger mycket material som man kan arbeta vidare med internt. Framförallt kan man se fokusgruppundersökningen som en del i en utvecklingsprocess som är ständigt pågående. Kvalitetsarbete är en kontinuerlig verksamhet. Vad kunderna anser vara viktigt förändras efterhand. Det gäller nu att försöka verkställa förbättringsförslag för att senare följa upp resultaten i en ny undersökning.

Eva Höglund, Bibliotekarie, Åbo Akademis Bibliotek

Eva Höglund

Paneelissa sivuttiin myös opiskelijoiden harjoittelua kirjastossa. Harjoittelu antaa opiskelijalle kullanarvoisen ensimmäisen kirjastoalan työkokemuksen ja palkatessaan ja perehdyttäessään harjoittelijoita kirjastot voivat tutustua uusien sukupolvien työntekijöihin ja heidän osaamiseensa.

Harjoittelua voidaan myös kehittää siten, että lisätään konkreettista vuorovaikutusta työpaikan ja oppilaitoksen välillä.  Ari Haasio kertoikin paneelissa Seinäjoen ammattikorkeakoulun harjoitteluyhteistyöstä kirjastojen kanssa. Tampereen yliopiston harjoittelujakson sisältöä ollaan puolestaan kehittämässä siten, että opiskelijoiden reflektiivistä työskentelyä lisätään (esim. harjoittelupäiväkirja, oman osaamisen reflektointi, koulutuksen ja työelämän välisten suhteiden pohtiminen). Tällöin oppiaine saa ajantasaista tietoa työelämän vaatimuksista ja myös kirjastolla on mahdollisuus lisätä vaikutusmahdollisuuksiaan koulutuksen sisältöihin.

Harjoittelun kehittäminen on myös linjassa Tampereen yliopiston koulutusuudistuksen kanssa.  Yksi uudistuksen pääperiaatteista on osaamisperustaisuus: opetussuunnitelmat ja niiden sisällöt kuvataan siten, että opintojen kautta saavutettu osaaminen ja osaamistavoitteet käyvät selvästi ilmi opiskelijalle. Harjoittelujakson auki kirjoitetut osaamistavoitteet ja harjoittelukokemuksen arviointi auttavat opiskelijaa suuntaamaan myös tulevia opintojaan mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti.

Kirjastoille tuskin riittää uuden työntekijän taidoiksi se, että osaa huolellisesti toistaa olemassa olevia käytäntöjä. Työelämän taitojen oppiminen ja kehittävä työote edellyttävät uudelta työntekijältä ennen kaikkea laaja-alaisia oppimisvalmiuksia ja avointa mieltä. Informaatiotieteiden uusi tutkinto-ohjelma perustuukin sille, että ”työskentely informaatioalan nopeasti muuttuvalla kentällä edellyttää vahvaa käsitteellistä ja teoreettista osaamista sekä valmiutta tiedon soveltamiseen ja alan kehityksen jatkuvaan seuraamiseen”

Pelkkä teoria ei kuitenkaan riitä. Toivottavasti kirjastoilla on taloustilanteesta huolimatta mahdollisuus palkata myös harjoittelijoita vuonna 2012!

Raija Aaltonen,
Suomen yliopistokirjastojen neuvosto, yhteistyösihteeri

Tiedonhakupalvelut, sekä laajat kirjallisuusselvitykset että vastauksen etsiminen yksittäisiin kysymyksiin, ovat olleet kirjastojen ydinosaamista, vaativaa asiantuntijapalvelua sekä keskeinen osa niiden toiminnan vaikuttavuutta.  Maksuttomien tiedonhakujen määrä Suomen Tieteellisten kirjastojen yhteistilastotietokannassa on vuodesta 2009 vuoteen 2010 laskenut 5% (yhden organisaation yliopistokirjastoissa).  Joissakin kirjastoissa lasku on ollut huomattavasti suurempi. Esimerkiksi Jyväskylän yliopiston kirjastossa opetustilastot ovat viime vuosina kasvaneet samaa tahtia kuin tiedonhakutilastot ovat pienentyneet.

Faktakysymykset ovat kirjastoista hävinneet melko olemattomiin: kansalaiset ovat tottuneet ja oppineet hakemaan tietoa internetistä. Kuitenkin monenlaiset asiakkaiden tiedonhallintakysymyksiin liittyvät pulmat työllistävät kirjastojen asiantuntijoita. Näitä päivittäin esiintyviä kysymyksiä ovat kirjastotietokantojen hakulogiikkaan ja aineistojen löytyvyyteen liittyvät tilanteet, hakuliittymien ongelmat ja e-aineistojen toimimattomuudet. Muita esimerkkejä tiedonhallintaan liittyvistä asiantuntijapalveluista ovat viitteidenhallinta, opastus tiedon oikeaan käyttöön sekä erilaiset tutkijapalvelut.  Nämä ilmiselvästi mitattavissa olevat asiat jäävät nyt tilastoinnissa vaille huomiota. Niinpä kirjastojen vaikuttavuudesta syntyy vaillinnainen kuva.

Vaikuttavuutta pitäisi tietenkin mitata myös laadullisin mittarein. Tällaisesta on maininta KITT-käyttäjän käsikirjassa 2011 s. 14: Kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arviointiryhmän on laatinut mittariston, jossa yhtenä vaikuttavuutta kuvaavana elementtinä on ”asiakkaan saaman tiedon antama hyöty asiakkaalle”, ja tätä selvitetään kyselyllä.

Toteutimme Jyväskylän yliopiston kirjastossa marraskuussa 2010 – huhtikuussa 2011 kolmena kuukautena tarkemman tiedonhakujen tilastoinnin seurannan.  Tähän tarkempaan tilastointiin otettiin mukaan vain kysymykset, jotka täyttävät KITT-käyttäjän käsikirjan määritelmän. Seurannan aikana ilmeni, että kirjastohenkilökunnan on vaikea tulkita tiedonhakujen määritelmää: minkälaiset kysymykset ovat tai eivät ole tiedonhakua.  Tulkinnanvaraisia kysymyksiä jää ilmeisesti tilastoimatta. Yksi esimerkki vaikeasta rajanvedosta: onko asiakaspalvelutilanteessa opastettu itsenäiseen tiedonhakuun, joka on tilastoitavaa, vai oliko kyse opastuksesta miten haetaan tietystä tietokannasta, joka ei ole tilastoitavaa!

Lausuntokierroksella olevassa ISOn kirjastotilastostandardissa tiedonhakukysymysten (Reference questions) määritelmä on nyt käytössä olevaa väljempi. Osasta edellä mainituista tulkintaongelmista voidaan päästä eroon, ja tiedonhakutilastot voivat taas kääntyä kasvuun. Myös tässä standardiluonnoksessa todetaan, että vaikuttavuutta kokonaisuudessaan ei voida mitata numeerisesti; rinnalle tarvitaan laadullisia kuvauksia, mm. käyttäjäkyselyjen tuloksia. Yliopistokirjastojen vaikuttavuus näkyy loppujen lopuksi kehysorganisaation menestyksessä opetuksessa ja tutkimuksessa sekä myös onnistumisessa yhteiskunnallisessa palvelutehtävässä.

Mirja Laitinen
Tietopalvelupäällikkö
Jyväskylän yliopiston kirjasto
Email: mirja.p.laitinen[AT] jyu.fi